home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Collection of Tools & Utilities / Collection of Tools and Utilities.iso / tex / dts20doc.zip / DTSEARCH.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-04-14  |  201KB  |  5,458 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                               TM
  18.  
  19.                                       dtSearch
  20.                         Document Search and Retrieval Program
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                                     User's Manual
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                                   DT Software, Inc.
  43.                          2101 Crystal Plaza Arcade, Ste. 231
  44.                                  Arlington, VA 22202
  45.                                CompuServe:  72607,3323
  46.  
  47.  
  48.  
  49.                                        License
  50.  
  51.           If you are a registered user of dtSearch you may use dtSearch on
  52.           one computer at a time and make as many backup copies (for your
  53.           own use only) as you need.
  54.  
  55.                              U.S. Government Information
  56.  
  57.                Use, duplication, or disclosure by the U.S. Government of
  58.           the computer software and documentation in this package shall be
  59.           subject to the restricted rights applicable to commercial
  60.           computer software as set forth in subdivision (b)(3)(ii) of the
  61.           Rights in Technical Data and Computer Software clause at
  62.           252.227-7013 (DFARS 52.227-7013).  The contractor/manufacturer is
  63.           DT Software, Inc., 2101 Crystal Plaza Arcade, Suite 231,
  64.           Arlington, VA 22202.
  65.  
  66.                                 DISCLAIMER OF WARRANTY
  67.  
  68.           Except as provided below, dtSearch is provided AS IS.  DT
  69.           Software, Inc. MAKES NO WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESSED OR
  70.           IMPLIED, INCLUDING WITHOUT LIMITATION, ANY WARRANTIES OF
  71.           MERCHANTABILITY AND/OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.
  72.  
  73.                                    Limited Warranty
  74.  
  75.           DT Software, Inc. warrants the physical diskette(s) and physical
  76.           documentation provided with registered versions to be free of
  77.           defects in materials and workmanship for a period of ninety days
  78.           from the date of registration.  If DT Software, Inc. receives
  79.           notification within the warranty period of defects in materials
  80.           or workmanship, and such notification is determined by DT
  81.           Software, Inc. to be correct, DT Software, Inc. will replace the
  82.           defective diskette(s) or documentation.
  83.  
  84.           The entire and exclusive liability and remedy for breach of this
  85.           Limited Warranty shall be limited to replacement of defective
  86.           diskette(s) or documentation and shall not include or extend to
  87.           any claim for or right to recover any other damages, including
  88.           but not limited to, loss of profit, data, or use of the software,
  89.           or special, incidental, or consequential damages or other similar
  90.           claims, even if DT Software, Inc. has been specifically advised
  91.           of the possibility of such damages.  In no event will DT
  92.           Software, Inc.'s liability for any damages to you or any other
  93.           person ever exceed the lower of suggested list price or actual
  94.           price paid for the license to use the software, regardless of the
  95.           form of the claim.
  96.  
  97.           Copyright 1993 DT Software, Inc.  All rights reserved.
  98.  
  99.           dtSearch is a trademark of DT Software, Inc.  All other brand and
  100.           product names are trademarks of their respective holders.
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.                                        Contents
  106.  
  107.             1.  Introduction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  108.             2.  Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  109.                 a. Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  110.                 b. Installing dtSearch  . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  111.                 c. How to Use This Manual . . . . . . . . . . . . . . .   6
  112.                 d. Quick Start:  Overview . . . . . . . . . . . . . . .   7
  113.                 e. Searching without an Index . . . . . . . . . . . . .   8
  114.                 f. Viewing Search Results . . . . . . . . . . . . . . .   9
  115.                 g. Building an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  116.                 h. Searching with an Index  . . . . . . . . . . . . . .  10
  117.                 i. Dialog Boxes (DOS Version) . . . . . . . . . . . . .  11
  118.                 j. File Dialog Boxes (DOS Version)  . . . . . . . . . .  12
  119.                 k. How to Use Help (DOS Version)  . . . . . . . . . . .  13
  120.                 l. How to Use Help (Windows Version)  . . . . . . . . .  14
  121.             3.  Indexing Documents  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  122.                 a. What is a Document Index?  . . . . . . . . . . . . .  15
  123.                 b. The Index Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  124.                 c. Creating an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  125.                 d. Adding Documents to an Index . . . . . . . . . . . .  17
  126.                 e. Selecting Directories to Index . . . . . . . . . . .  18
  127.                 f. Filename Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  128.                 g. Compressing an Index . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  129.                 h. Archive Indexes  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  130.                 i. Index Capacity . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  131.                 j. Indexing Binary Files  . . . . . . . . . . . . . . .  21
  132.             4.  Working with Indexes  . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  133.                 a. Deleting an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  134.                 b. Renaming an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  135.                 c. Copying an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  136.                 d. Recognizing an Existing Index  . . . . . . . . . . .  24
  137.                 e. Index Information  . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  138.                 f. Verifying Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  139.                 g. Listing Words in an Index  . . . . . . . . . . . . .  25
  140.                 h. Index Libraries  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  141.             5.  Search Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  142.                 a. Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  143.                 b. Search Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  144.                 c. Phrase Searches  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  145.                 d. Noise Words  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  146.                 e. AND connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  147.                 f. OR connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  148.                 g. W/N connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  149.                 h. NOT and NOT W/N  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  150.                 i. Search Macros  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  151.             6.  Searching for Documents . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  152.                 a. The Search Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  153.                 b. Index Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  154.                 c. Unindexed Search . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  155.  
  156.  
  157.                                                                           i
  158.  
  159.  
  160.  
  161.                 d. Combination Search . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
  162.                 e. Selecting Directories to Search  . . . . . . . . . .  37
  163.                 f. Sorting Search Results . . . . . . . . . . . . . . .  37
  164.             7.  Viewing Search Results  . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  165.                 a. Viewing Search Results . . . . . . . . . . . . . . .  39
  166.                 b. Viewing a Retrieved Document . . . . . . . . . . . .  40
  167.                 c. The Local Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  168.                 d. Search Results Format  . . . . . . . . . . . . . . .  42
  169.                 e. Finding Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  170.                 f. Finding Hits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  171.                 g. KWIC View  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  172.                 h. Search Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  173.                 i. Viewing Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . .  44
  174.                 j. Marking, Copying, and Editing Text . . . . . . . . .  45
  175.                 k. Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  176.                 l. Using the Mouse (DOS Version)  . . . . . . . . . . .  47
  177.                 m. Using the Mouse (Windows Version)  . . . . . . . . .  47
  178.             8.  Batch Indexing and Searching  . . . . . . . . . . . . .  49
  179.                 a. Batch Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  49
  180.                 b. Script Files -- Overview . . . . . . . . . . . . . .  50
  181.                 c. Creating an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
  182.                 d. Adding Documents to an Index . . . . . . . . . . . .  51
  183.                 e. Reindexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  52
  184.                 f. Compressing an Index . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  185.                 g. Searching an Index . . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  186.             9.  The File Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  187.                 a. The File Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  188.                 b. Viewing a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  189.                 c. Editing a File (DOS Version) . . . . . . . . . . . .  56
  190.                 d. Editing a File (Windows Version) . . . . . . . . . .  58
  191.                 e. Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  59
  192.                 f. DOS Shell (DOS version)  . . . . . . . . . . . . . .  59
  193.            10.  Launching Applications  . . . . . . . . . . . . . . . .  61
  194.                 a. Launching Applications . . . . . . . . . . . . . . .  61
  195.                 b. Setting up an Application  . . . . . . . . . . . . .  61
  196.            11.  Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
  197.                 a. The Options Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
  198.                 b. Screen Colors (DOS Version)  . . . . . . . . . . . .  65
  199.                 c. Monitor Type (DOS Version) . . . . . . . . . . . . .  65
  200.                 d. File Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  66
  201.                 e. Search Results Format  . . . . . . . . . . . . . . .  67
  202.                 f. Preferences  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  203.            12.  Alphabet Customization  . . . . . . . . . . . . . . . .  69
  204.                 a. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  69
  205.                 b. Alphabet Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  69
  206.                 c. Character Types  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  69
  207.                 d. The Windows Character Set  . . . . . . . . . . . . .  70
  208.                 e. Letter Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  71
  209.                 f. WordPerfect Conversion Tables  . . . . . . . . . . .  71
  210.                 g. Creating an Alphabet File  . . . . . . . . . . . . .  72
  211.                 h. Creating a WordPerfect Character Table . . . . . . .  74
  212.  
  213.  
  214.           ii                                         dtSearch User's Manual
  215.  
  216.  
  217.  
  218.            13.  Using dtSearch on a Network . . . . . . . . . . . . . .  77
  219.            14.  Program Limits and Requirements . . . . . . . . . . . .  79
  220.            15.  Error and Other Messages  . . . . . . . . . . . . . . .  81
  221.            16.  Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  89
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                                                           1
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.           2                                          dtSearch User's Manual
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.            1.   Introduction
  334.  
  335.              The purpose of dtSearch is to help you to quickly find the
  336.           information you need from hundreds or thousands of documents on
  337.           your PC or on a network.  Using dtSearch, you can sift through
  338.           megabytes of documents in just a few seconds.
  339.  
  340.              dtSearch is able to perform searches very quickly because it
  341.           uses an "index" of your documents that stores the location of the
  342.           words in each document.  Once dtSearch has built an index,
  343.           searches are nearly instantaneous.  Since you will sometimes want
  344.           to search documents that you have not indexed, dtSearch can also
  345.           search without an index -- it just takes longer.
  346.  
  347.              A single document index can hold information on up to 15,000
  348.           documents, and there is no limit on the number of indexes you can
  349.           create.  A single search request can scan multiple directories,
  350.           disk drives and document indexes.  You can search for:
  351.  
  352.           ∙  Combinations of words, such as "apple sauce and (pear or
  353.              grape),"
  354.  
  355.           ∙  Words located near other words, such as "apple sauce w/5
  356.              pear,"
  357.  
  358.           ∙  Words located in a specific segment of a document, such as
  359.              "@ADDRESS contains oak drive," and
  360.  
  361.           ∙  Words that match "fuzzy" specifications, such as "appl*,"
  362.              which would match apple, application, apply, etc.
  363.  
  364.              After you have done a search, you can display retrieved
  365.           documents on the screen, cut and paste text into a built-in
  366.           notepad editor, print a "search report" listing all hits found
  367.           with a few lines of context, or edit a retrieved document using
  368.           your word processor -- all from within dtSearch.
  369.  
  370.              dtSearch can search, index, and display documents in the
  371.           following formats:
  372.  
  373.              ∙  Ami Pro
  374.              ∙  ASCII or DOS Text
  375.              ∙  Microsoft Rich Text Format
  376.              ∙  Microsoft Word through version 5.5
  377.              ∙  Microsoft Word for Windows through version 2
  378.              ∙  Microsoft Works
  379.              ∙  Multimate Advantage II
  380.              ∙  Multimate version 4
  381.              ∙  WordPerfect 4.2, 5.0, and 5.1
  382.              ∙  WordPerfect for Windows 5.1 and 5.2
  383.  
  384.  
  385.                                                                           3
  386.  
  387.  
  388.  
  389.              ∙  WordStar through version 6
  390.              ∙  WordStar 2000
  391.  
  392.              This manual covers both dtSearch for DOS and dtSearch for
  393.           Windows.  As much as possible, the menu options and dialog boxes
  394.           in dtSearch for DOS and dtSearch for Windows are the same. 
  395.           dtSearch for DOS and dtSearch for Windows use exactly the same
  396.           file formats, so you can use the same indexes and setup files for
  397.           both versions.
  398.  
  399.              For information about technical support and purchasing site
  400.           licenses for dtSearch, please see the Help menu.
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.           4                                          dtSearch User's Manual
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.            2.   Getting Started
  448.  
  449.  
  450.              a. Requirements
  451.  
  452.              dtSearch for Windows requires Microsoft Windows version 3.1 or
  453.           later and a hard disk.  dtSearch for Windows will not run under
  454.           Windows 3.0.
  455.  
  456.              dtSearch for DOS requires DOS version 3.3 or later and a hard
  457.           disk.  dtSearch for DOS will run with as little as 384k of free
  458.           memory, but at least 512k is recommended for best operation. 
  459.           When running dtSearch in low memory conditions, you may be unable
  460.           to perform certain types of complex searches.
  461.  
  462.              If you are running dtSearch in low memory conditions, you
  463.           should use either the /LM1 switch ("low memory mode") or the /LM2
  464.           switch ("very low memory mode").  These switches reduce the
  465.           amount of memory dtSearch needs at the expense of a small
  466.           reduction in speed.  If you have extended memory, you can use the
  467.           /EXT switch to mitigate the reduction in speed.  Example:  To run
  468.           dtSearch in low memory mode, using extended memory, enter the
  469.           following command at the DOS prompt:
  470.  
  471.                 DTSEARCH /LM1 /EXT
  472.            
  473.              b. Installing dtSearch
  474.  
  475.                                    dtSearch for DOS
  476.  
  477.              To install dtSearch for DOS, 
  478.  
  479.           1. Insert the dtSearch for DOS disk in drive A.  If dtSearch for
  480.              DOS is on more than one disk, insert the one labelled "DISK 1"
  481.              in drive A.
  482.  
  483.           2. At the DOS prompt ("C>"), type 
  484.  
  485.                    A:INSTALL
  486.  
  487.              and press ENTER.
  488.  
  489.           3. Follow the directions on the screen to complete installation.
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.                                                                           5
  500.  
  501.  
  502.  
  503.                                  dtSearch for Windows
  504.  
  505.              To install dtSearch for Windows,
  506.  
  507.           1. Insert the dtSearch for Windows disk in drive A.  (If dtSearch
  508.              for Windows is on more than one disk, insert the one labelled
  509.              "DISK 1" in drive A.)
  510.  
  511.           2. Start Windows and open the Program Manager.
  512.  
  513.           3. Choose Run from the File menu.  Type
  514.  
  515.                    A:INSTALL
  516.  
  517.              and press ENTER or choose OK.
  518.  
  519.           4. Follow the directions on the screen to complete installation.
  520.  
  521.           Notes:
  522.  
  523.           1. You can install dtSearch from any disk drive.  For example, if
  524.              you put the dtSearch disk in drive B, just type B:INSTALL
  525.              instead of A:INSTALL.
  526.  
  527.           2. If you will be using both dtSearch for DOS and dtSearch for
  528.              Windows, you should install both versions of dtSearch in the
  529.              same directory.  The INSTALL program will explain how to do
  530.              this.
  531.  
  532.              c. How to Use This Manual
  533.  
  534.           To get started...
  535.  
  536.           ∙  Install dtSearch (see above).
  537.  
  538.           ∙  If you are using dtSearch for DOS, you may want to read the
  539.              manual sections on "Dialog Boxes (DOS Version)" and "File
  540.              Dialog Boxes (DOS Version)" to learn how to work with dialog
  541.              boxes in dtSearch.
  542.  
  543.           ∙  Read and follow tutorial procedures described in the "Quick
  544.              Start" section of the manual, which will show you how to do
  545.              searches and build and use document indexes.
  546.  
  547.           If you are stuck...
  548.  
  549.           ∙  You can always get help by pressing the F1 key, which
  550.              activates the dtSearch help system.  (You may want to read
  551.              the manual section "How to Use Help.")  Everything that is
  552.              in the manual is also accessible through the help system.
  553.  
  554.  
  555.  
  556.           6                                          dtSearch User's Manual
  557.  
  558.  
  559.  
  560.           ∙  To get more information about an error message, look it up
  561.              in the table in the back of the manual.
  562.  
  563.              d. Quick Start:  Overview
  564.  
  565.              This section of the manual is intended to help you get started
  566.           using dtSearch (either the DOS or the Windows version).  It
  567.           explains very briefly how to search with and without a document
  568.           index and how to build an index.  Each of these subjects is
  569.           covered in more detail in the rest of the manual.
  570.  
  571.              Before you begin, you should install dtSearch on your hard
  572.           disk.  You should also have some documents on your hard disk to
  573.           index and search.
  574.  
  575.              dtSearch can perform three types of searches:  index,
  576.           unindexed, and combination:
  577.  
  578.           ∙  An index search uses a document index to quickly identify
  579.              documents that satisfy a search request.  A document index is
  580.              a type of database that dtSearch builds from a collection of
  581.              documents.  The database tells dtSearch where each word
  582.              appears in each document, so that dtSearch can find documents
  583.              containing a particular word or combination of words very
  584.              quickly.
  585.  
  586.           ∙  An unindexed search reads each file to be searched and checks
  587.              whether it satisfies a search request.  Unindexed searches are
  588.              much slower than index searches.
  589.  
  590.           ∙  A combination search is a search that combines an index search
  591.              with an unindexed search.
  592.  
  593.                           Using menus, dialog boxes and help
  594.  
  595.              When you start dtSearch, you will see a menu bar at the top of
  596.           the screen and a line at the bottom of the screen.  The menu bar
  597.           at the top of the screen lists:  File, Search, Index, Window,
  598.           Options, Help.  Each of these is the name of a menu.  To access a
  599.           menu, move the cursor to the one you want and press ENTER or
  600.           click on it with the mouse.  A "pull-down" menu will appear below
  601.           the menu bar at the top of the screen.  To select an item from
  602.           the menu, move the cursor to the one you want and press ENTER or
  603.           click on it with the mouse.  As you move the cursor to each
  604.           option in a menu, the line at the bottom of the screen will
  605.           briefly describe what the menu option does.
  606.  
  607.              If you are viewing a document or search results, you can get
  608.           to the main menu in any of the following ways:
  609.  
  610.           ∙  Press F10.
  611.  
  612.  
  613.                                                                           7
  614.  
  615.  
  616.  
  617.           ∙  Click on the main menu with the mouse.
  618.  
  619.           ∙  Press ALT + the first letter of any of the menu options (for
  620.              example, ALT-F to get into the File menu).
  621.  
  622.              Most actions in dtSearch involve a dialog box, which is simply
  623.           a box that appears on the screen listing information dtSearch
  624.           needs in order to perform an action.  Dialog boxes are explained
  625.           in more detail below.  For now, here is all you need to know to
  626.           use dialog boxes in dtSearch (both the DOS and Windows versions):
  627.  
  628.           ∙  If you have a mouse, you can select anything in a dialog box
  629.              by clicking on it with the mouse.
  630.  
  631.           ∙  To select or unselect something using the keyboard, press
  632.              SPACEBAR.
  633.  
  634.           ∙  To move to the next item in a dialog box, press TAB.  To move
  635.              back to the previous item press Shift-TAB.
  636.  
  637.           ∙  If an item in a dialog box has a highlighted letter in it, you
  638.              can press ALT + the letter to get to that item quickly.
  639.  
  640.           ∙  In a list of options, use the arrow keys to move the cursor.
  641.  
  642.           ∙  Press ESCAPE (or choose the Cancel button) to get out of a
  643.              dialog box without doing anything.
  644.  
  645.           ∙  Choose the OK button to do whatever the dialog box does.
  646.  
  647.              To get help, just press F1 and use the cursor keys to move
  648.           around the help screen that appears.  See the manual section on
  649.           help for more information.
  650.  
  651.              e. Searching without an Index
  652.  
  653.           1. Choose Search in the main menu.
  654.  
  655.           2. Choose Unindexed Search.  The "Unindexed Search" dialog box
  656.              will appear.  This dialog box allows you to specify what you
  657.              want to search for and where you want to search.
  658.  
  659.           3. Choose Search Request to enter your search request.  A search
  660.              request consists of the words or phrases you want to search
  661.              for, connected by:
  662.  
  663.                  AND   both words must be present
  664.                  OR    at least one of the words must be present
  665.                  NOT   the next word must not be present (use with AND or
  666.                        OR)
  667.  
  668.  
  669.  
  670.           8                                          dtSearch User's Manual
  671.  
  672.  
  673.  
  674.                  W/5   the words must occur not more than 5 words apart
  675.                        (you can use other numbers, such as W/10, W/20,
  676.                        etc.)
  677.  
  678.                  Examples:
  679.                        apple and pear
  680.                        apple w/5 pear
  681.                        apple sauce w/5 grape juice
  682.                        apple and (pear w/5 banana)
  683.                        apple and not pear
  684.  
  685.           4. Choose the Select Directories button to select the directories
  686.              you want to search.  A diagram of all of the directories on
  687.              the current disk drive will appear.  To select a directory,
  688.              press SPACEBAR or click on it with the mouse.  To select a
  689.              directory and its subdirectories, press the plus ("+") key or
  690.              double-click it with the mouse.  To see another disk drive,
  691.              press CTRL + the letter of the drive you want, or use the
  692.              mouse to click on the drive letter in the list of drives next
  693.              to the directory tree.  After you are done selecting
  694.              directories, choose OK to save your selections.
  695.  
  696.           5. Choose Filename Filters to enter filters selecting the
  697.              documents you want to search.  (If you do not enter a filter,
  698.              dtSearch will search all of the files in the directories you
  699.              selected.)  Type in the filters with spaces separating them. 
  700.              Example:  to select all files whose names end in DOC or TXT,
  701.              enter 
  702.  
  703.                    *.DOC  *.TXT
  704.  
  705.           6. Choose OK to start the search.
  706.  
  707.              f. Viewing Search Results
  708.  
  709.           1. After a search is complete, a short menu will appear listing
  710.              options for sorting search results (sorted by name, sorted by
  711.              number of hits, unsorted, etc.).  Pick one of the options, and
  712.              the results of your search will appear in a window.
  713.  
  714.           2. To view a document, move the cursor to the document you want
  715.              and press SPACEBAR or ENTER, or double-click with the mouse on
  716.              the name of the document.  The document will appear in another
  717.              window, overlaying the first.
  718.  
  719.           3. To see the hits in a retrieved document, press F3.  (In
  720.              dtSearch for Windows, you can also press the Hit button.)
  721.  
  722.  
  723.           4. To close a window displaying a document or search results,
  724.              press ESCAPE.
  725.  
  726.  
  727.                                                                           9
  728.  
  729.  
  730.  
  731.              g. Building an Index
  732.  
  733.           First, create an index:
  734.  
  735.           1. Choose Index in the main menu and then choose choose Create
  736.              Index (Basic) in the Index menu.
  737.  
  738.           2. Enter the name of the index you want to create.
  739.  
  740.           3. Choose OK to create the index.
  741.  
  742.           Next, add documents to the index:
  743.  
  744.           1. Choose Index in the main menu and then choose Add Documents to
  745.              Index in the Index menu.
  746.  
  747.           2. In the Select Index box, move the cursor to the index you want
  748.              to add the documents to.
  749.  
  750.           3. Choose Select Directories to select the directories containing
  751.              the files you want to index.  The directory selection box that
  752.              appears works just like the one described above in "Searching
  753.              without an index."
  754.  
  755.           4. Under Filename Filters, enter filters selecting the documents
  756.              you want to index.  Type in the filters with spaces between
  757.              them.  Example:  to select all files whose names end in DOC or
  758.              TXT, enter 
  759.  
  760.                    *.DOC *.TXT
  761.  
  762.              If you do not enter a filter, all of the files in the selected
  763.              directories will be indexed.
  764.  
  765.           5. Under Exclude Filters, you can enter filters for documents you
  766.              do not want to index.
  767.  
  768.           6. Choose OK to start adding documents to the index.
  769.  
  770.              h. Searching with an Index
  771.  
  772.           1. Choose Search in the main menu.
  773.  
  774.           2. Choose Index Search.
  775.  
  776.           3. Under Search Request, enter your search request.
  777.  
  778.           4. In the Indexes to Search box, check off the indexes you want
  779.              to search.
  780.  
  781.           5. Choose OK to start your search.
  782.  
  783.  
  784.           10                                         dtSearch User's Manual
  785.  
  786.  
  787.  
  788.           6. See "Viewing Search Results," above.
  789.  
  790.              i. Dialog Boxes (DOS Version)
  791.  
  792.              Most actions in dtSearch involve a dialog box, which is simply
  793.           a box that appears on the screen listing information dtSearch
  794.           needs in order to perform an action.
  795.  
  796.              To get from one item to the next in a dialog box, you can:
  797.  
  798.           ∙  Click on the item you want with the mouse,
  799.  
  800.           ∙  Press TAB (SHIFT-TAB takes you back to the previous item), or
  801.  
  802.           ∙  Press ALT + the highlighted letter in the item you want.
  803.  
  804.              dtSearch dialog boxes contain the following types of objects:
  805.  
  806.           Checkboxes
  807.              A checkbox provides a way to turn an option on or off.  It
  808.              looks like this:
  809.  
  810.                    [ ]  Compress index
  811.  
  812.              The option is "on" if there is an X between the brackets.  To
  813.              check or clear a checkbox, press SPACEBAR or click on it with
  814.              the mouse.
  815.  
  816.           Radio Buttons
  817.              Radio buttons provide a way to select from a list of options. 
  818.              A list of radio buttons looks like this:
  819.  
  820.                    ( ) Apple
  821.                    (∙) Pear
  822.                    ( ) Banana
  823.  
  824.              The dot appears next to the item that is selected.  To select
  825.              an item, move the cursor to it (use the arrow keys) and press
  826.              SPACEBAR or click on it with the mouse.
  827.  
  828.           Buttons
  829.              A button is simply a highlighted bar that you can "press" to
  830.              make dtSearch perform an action.  The two most common buttons
  831.              are OK and Cancel.  OK means you want dtSearch to go ahead and
  832.              do whatever the dialog box does.  Cancel means you want to get
  833.              out of the dialog box without doing anything.  To press a
  834.              button, move the cursor to it and press SPACEBAR, click on it
  835.              with the mouse, or press ALT + the highlighted letter in the
  836.              button.  For example, to select a button labelled "Cancel,"
  837.              press ALT-C.
  838.  
  839.  
  840.  
  841.                                                                          11
  842.  
  843.  
  844.  
  845.           The ENTER Key
  846.              By default, the ENTER key takes you to the next item in a
  847.           dialog box, unless the cursor is on a button.  If the cursor is
  848.           on a button and you press ENTER, the button is pressed.  (TAB
  849.           will always take you to the next item in the dialog box.)
  850.  
  851.              In Windows, the ENTER key works differently.  Pressing ENTER
  852.           in a Windows dialog box is always the same as pressing the OK
  853.           button.  Instead of using ENTER to get from one item to the next,
  854.           Windows users have to use TAB or the mouse.  
  855.  
  856.              If you are using dtSearch for DOS and you prefer the Windows
  857.           method for handling the ENTER key, you can tell dtSearch for DOS
  858.           to use this method.  To do this, choose Preferences in the
  859.           Options menu and, under ENTER key means..., move the radio button
  860.           to Select OK button.
  861.  
  862.              j. File Dialog Boxes (DOS Version)
  863.  
  864.              Whenever dtSearch asks you to enter a filename, a File Dialog
  865.           Box will appear.  (Choose View File in the File menu to see an
  866.           example of this type of dialog box.)  This is a type of dialog
  867.           box that is designed to make it easy to locate files.  At the top
  868.           of the dialog box is a line, labelled Name, where you can type
  869.           the name of the file you want to use.  Below this is a box,
  870.           labelled Files, listing the files in the current directory.  At
  871.           the bottom of the dialog box is information (modification date,
  872.           size, etc.) about the highlighted file in the list.
  873.  
  874.              To move from the Name line to the Files section of the dialog
  875.           box, press TAB or click on the Files list with the mouse.  To get
  876.           back to the Name line, press SHIFT-TAB or click on it with the
  877.           mouse.
  878.  
  879.              If you already know the name of the file you want, you can
  880.           just type the filename under Name and press ENTER.  If the file
  881.           is not in the directory listed under Files, you will need to
  882.           supply the full pathname of the file (e.g.,
  883.           "C:\WP51\DOCS\MYDOC.TXT" instead of just "MYDOC.TXT").
  884.  
  885.              If you don't know the name of the file you want to use, you
  886.           can use the dialog box to browse through your directories.
  887.  
  888.           ∙  To see a different directory from the one displayed, type the
  889.              name of the directory you want to see under Name and press
  890.              ENTER.  The cursor will move into the Files list, which will
  891.              be updated to show the files in the directory you requested.  
  892.  
  893.           ∙  At the end of the list of files will be a list of all of the
  894.              subdirectories of the current directory.  To see the files in
  895.  
  896.  
  897.  
  898.           12                                         dtSearch User's Manual
  899.  
  900.  
  901.  
  902.              one of these subdirectories, move the cursor to it and press
  903.              ENTER.
  904.  
  905.           ∙  If you type in a filename filter (e.g., "*.DOC" or "*.TXT")
  906.              under Name and press ENTER, the Files list will show only
  907.              files that match the filter.  You can combine a directory name
  908.              with a filename filter, like this:
  909.  
  910.                 C:\WP51\*.DOC
  911.  
  912.           ∙  When you have found the file you want, move the cursor to it
  913.              in the Files list, or type in the name of the file under Name,
  914.              and choose OK.
  915.  
  916.              k. How to Use Help (DOS Version)
  917.  
  918.              When you are in a menu, a line of text at the bottom of the
  919.           screen will briefly explain the purpose of each menu option as
  920.           you move the cursor to it.
  921.  
  922.              If you need more information about a dtSearch feature, you can
  923.           access the hypertext help system at any time by pressing the F1
  924.           key or by choosing Help from the main menu.  The help system
  925.           provides a comprehensive manual, with an index and table of
  926.           contents, that explains all of the features of dtSearch.
  927.  
  928.              When you press F1, an explanation of the current function or
  929.           menu option will appear.  You can use the cursor keys to scroll
  930.           through the help message.
  931.  
  932.              The help "Index" is an alphabetical list of all of the help
  933.           topics.  To see the help index, choose Index from the Help menu,
  934.           or press SHIFT-F1 when you are viewing another help topic.  In
  935.           the index, a highlighted bar marks the currently selected topic. 
  936.           To move the bar, use the TAB key or click on a topic with the
  937.           mouse.  Press ENTER (or double-click with the mouse) to see the
  938.           selected topic.
  939.  
  940.              The table of contents is like the index except that it is
  941.           organized like the table of contents of a book.  To get into the
  942.           table of contents, choose Table of Contents in the Help menu.
  943.  
  944.              In any help screen, ALT-F1 will take you back to the previous
  945.           topic you viewed.  For example, if you are in the table of
  946.           contents and select the topic "Finding Hits," you can then press
  947.           ALT-F1 to get back to the table of contents.  If a topic contains
  948.           highlighted words, these are hypertext links to other topics.  To
  949.           use a hypertext link, press TAB to move the cursor to the
  950.           highlighted word and press ENTER, or click on the highlighted
  951.           word with the mouse.
  952.  
  953.  
  954.  
  955.                                                                          13
  956.  
  957.  
  958.  
  959.              Press > to see the next topic and press < to see the preceding
  960.           topic.  You can also use + (plus) and - (minus) instead of < and
  961.           >.
  962.  
  963.              To exit from help, press ESCAPE.
  964.  
  965.              l. How to Use Help (Windows Version)
  966.  
  967.              When you are in a menu, a line of text at the bottom of the
  968.           screen will briefly explain the purpose of each menu option as
  969.           you move the cursor to it.
  970.  
  971.              If you need more information about a dtSearch feature, you can
  972.           access the hypertext help system at any time by pressing the F1
  973.           key or by choosing Help from the main menu.  The help system
  974.           provides a comprehensive manual, with an index and table of
  975.           contents, that explains all of the features of dtSearch.
  976.  
  977.              When you press F1, an explanation of the current function or
  978.           menu option will appear.  You can use the cursor keys to scroll
  979.           through the help message.
  980.  
  981.              The help index is a list, in alphabetical order, of all of the
  982.           help topics.  To see the help index, choose Index from the Help
  983.           menu.  The table of contents is like the index except that it is
  984.           organized like the table of contents of a book.  To get into the
  985.           table of contents, choose Contents in the Help menu.
  986.  
  987.              In the index and table of contents, press TAB to see a
  988.           highlighted bar marking the currently selected topic.  To move
  989.           the bar, use the TAB key.  Press ENTER or click with the mouse to
  990.           see the selected topic.  If a topic contains highlighted words,
  991.           these are hypertext links to other topics.  To use a hypertext
  992.           link, press TAB to move the cursor to the highlighted word and
  993.           press ENTER, or click on the highlighted word with the mouse.
  994.  
  995.              At the top of the help screen you will see a button bar
  996.           listing the following options:
  997.  
  998.           Contents  View help table of contents
  999.           Search    Search for a topic by keyword.
  1000.           Back      Go back to a topic you were viewing earlier.
  1001.           History   View list of topics you previously viewed.
  1002.           <<        Go to the previous topic in the help file.
  1003.           >>        Go to the next topic in the help file.
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.           14                                         dtSearch User's Manual
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.            3.   Indexing Documents
  1018.  
  1019.  
  1020.              a. What is a Document Index?
  1021.  
  1022.              A document index is a database that stores the locations of
  1023.           all of the words in a group of documents, except for noise words
  1024.           such as "but" and "if."  Once you have built an index for a group
  1025.           of documents, dtSearch can use it to perform very fast
  1026.           index searches on those documents.  A document index is usually
  1027.           about one fourth the size of the original documents, although
  1028.           this may vary considerably depending on the number and kinds of
  1029.           documents in the index.
  1030.  
  1031.              To build an index of a group of documents:
  1032.  
  1033.           1. Choose Create Index in the Index menu to create an empty
  1034.              index, and
  1035.  
  1036.           2. Choose Add Documents to Index in the Index menu to add
  1037.              documents to the index.
  1038.  
  1039.              b. The Index Menu
  1040.  
  1041.           Choose Index in the main menu to get into the Index menu.  This
  1042.           menu lists options to
  1043.  
  1044.              ∙ create an index,
  1045.              ∙ create an index using advanced options,
  1046.              ∙ add documents to an index,
  1047.              ∙ compress an index,
  1048.              ∙ create a batch script (DOS version only),
  1049.              ∙ rename, copy, delete, or recognize an index,
  1050.              ∙ display information about an index,
  1051.              ∙ verify that an index is not damaged,
  1052.              ∙ list the words in an index, and
  1053.              ∙ create or change index libraries.
  1054.  
  1055.  
  1056.              c. Creating an Index
  1057.  
  1058.              There are two ways to create an index in dtSearch:  a "basic"
  1059.           version and an "advanced" version.
  1060.  
  1061.                                  Create Index (Basic)
  1062.  
  1063.              Choose Create Index (Basic) in the Index menu to create a new
  1064.           index.  A dialog box will appear containing a single space to
  1065.           fill in for the name of the index.  Enter any combination of
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.                                                                          15
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.           letters, numbers or punctuation up to 16 letters long.  Choose OK
  1074.           to create the index.
  1075.  
  1076.              If you "create" an index that already exists, you will clear
  1077.           the previously existing index (the documents will, of course, be
  1078.           unaffected).  dtSearch will ask you to confirm that you really
  1079.           want to do this.
  1080.  
  1081.                                Create Index (Advanced)
  1082.  
  1083.              Choose Create Index (Advanced) in the Index menu if you want
  1084.           to use the advanced options listed below:
  1085.  
  1086.           Path
  1087.              This allows you to specify the directory where dtSearch will
  1088.              store the index.  If you leave this blank, dtSearch will
  1089.              create the index in a subdirectory of the dtSearch directory. 
  1090.              If you enter a directory name, the name should be different
  1091.              for each index.  dtSearch will create a new directory for the
  1092.              index using the name that you supply.  (The path does not have
  1093.              to be a subdirectory of your dtSearch directory.)
  1094.  
  1095.           Store text with index
  1096.              Set this checkbox if you want to create an archive index,
  1097.              which contains the text of indexed documents in compressed
  1098.              form.  
  1099.              (See "Archive Indexes," below, for additional information on
  1100.              this option.)
  1101.  
  1102.           Case sensitive index
  1103.              Set this checkbox if you want dtSearch to take capitalization
  1104.              into account in indexing words.  In a case sensitive index,
  1105.              "APPLE," "Apple," and "apple" would be three different words. 
  1106.              For most users, this would be a very bad idea since one would
  1107.              generally like to retrieve a document containing "Apple" in a
  1108.              search for "apple."  This option is useful mainly for
  1109.              programmers who want to index case-sensitive source code.
  1110.  
  1111.           Accent sensitive index
  1112.              Set this checkbox if you want dtSearch to take accents into
  1113.              account in indexing words.  In an accent sensitive index,
  1114.              "eclair" and "éclair" are two different words.  Again, for
  1115.              most users this is not a good idea, since this option
  1116.              increases the chance that you will miss retrieving a document
  1117.              because an accent was left out of one letter.  In an accent
  1118.              insensitive index, accents are stripped from letters according
  1119.              to the rules set up in your dtSearch alphabet file.  See the
  1120.              manual section on the dtSearch ALPHABET utility for more
  1121.              information on this feature.
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.           16                                         dtSearch User's Manual
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.              d. Adding Documents to an Index
  1131.  
  1132.              To add documents to an index, choose Add Documents to Index in
  1133.           the Index menu.  The Add Documents to Index dialog box will
  1134.           appear.  In the upper left corner there will be a list of the
  1135.           indexes you have created.  Pick the index you want to use from
  1136.           this list.  Below is a brief summary of the options in the Add
  1137.           Documents to Index dialog box.  These options are discussed in
  1138.           more detail in the rest of this chapter.
  1139.  
  1140.           Select Directories
  1141.              To select directories to be indexed, choose the Select
  1142.              Directories button.  The "Select Directories" dialog box will
  1143.              pop up.  Check off the directories you want to index and
  1144.              choose OK to save your selections.  The directories you
  1145.              selected will be displayed in the Add Documents to Index
  1146.              dialog box.
  1147.  
  1148.           Filename Filters
  1149.              Under Filename Filters, enter file name filters (e.g., *.DOC,
  1150.              *.TXT, etc.) to use to select documents to add.  If you leave
  1151.              this field blank, dtSearch will index all of the files in the
  1152.              directories you selected.
  1153.  
  1154.              Under Exclude Filters, enter filters for any files you do not
  1155.              want to include in the index.
  1156.  
  1157.           Compress Index
  1158.              Check this box if you want dtSearch to compress the index
  1159.              after adding documents.  Compressing an index can take a
  1160.              while, especially with very large indexes, but it makes
  1161.              searches much faster.  You can also compress an index using
  1162.              the Compress Index option in the Index menu.
  1163.  
  1164.           Reindex Changed Files
  1165.              Check this box if the index already contains some documents,
  1166.              and you want dtSearch to reindex any documents that have been
  1167.              changed.
  1168.  
  1169.           Clear Index
  1170.              Check this box if you want dtSearch to "clear" the index
  1171.              before indexing.  "Clearing" an index is essentially the same
  1172.              as re-creating it.  All information in the index will be
  1173.              erased.
  1174.  
  1175.              When you are ready to begin indexing, choose OK.
  1176.  
  1177.           Notes:
  1178.  
  1179.           1.  In most cases, you will not have to worry about the file
  1180.           format of the documents being indexed because dtSearch will
  1181.  
  1182.  
  1183.                                                                          17
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.           detect the format of each document automatically.  However, some
  1188.           older word processor formats cannot be detected automatically. 
  1189.           WordPerfect 4.2 and WordStar versions before version 4.0 fall
  1190.           into this category.  To tell dtSearch how to recognize such
  1191.           documents, choose File Types in the Options menu.  (See the
  1192.           section on "File Types" in the "Options" chapter for more
  1193.           information about this feature.)
  1194.  
  1195.           2.  If you are indexing documents stored on floppy disks, you may
  1196.           find it useful to store the documents on each disk in a
  1197.           subdirectory named after the disk.  For example, if you have
  1198.           disks labelled "SMITH" and "JONES," move the documents on the
  1199.           SMITH disk into a directory called "SMITH," and move the
  1200.           documents on the JONES disk into a directory called "JONES." 
  1201.           This will help you to locate the documents after a search.  You
  1202.           can see which disk has the documents you want by looking at the
  1203.           directory name in the search results window.
  1204.  
  1205.              e. Selecting Directories to Index
  1206.  
  1207.              The Select Directories to Index dialog box allows you to pick
  1208.           the directories you want dtSearch to index from a list of all of
  1209.           the directories on your computer.  The left side of the dialog
  1210.           box displays all of the directories on one disk drive, with a
  1211.           check box next to each directory name.  The right side of the
  1212.           dialog box lists all of the disk drives you can access.
  1213.  
  1214.           ∙  To select a directory, click on it with the mouse, or move the
  1215.              cursor to it and press SPACEBAR.
  1216.  
  1217.           ∙  To select a directory and its subdirectories, double-click it
  1218.              with the mouse, or move the cursor to it and press + (the plus
  1219.              sign).
  1220.  
  1221.           ∙  To change disk drives, click on the drive letter with the
  1222.              mouse, or hold down the CTRL key and press the letter of the
  1223.              drive you want (for example, CTRL-D to switch to drive D).
  1224.  
  1225.           ∙  To clear all selections for the current drive, choose the
  1226.              Clear Drive button.  To clear all selections for all drives,
  1227.              choose the Clear All button.
  1228.  
  1229.           ∙  To update the list of directories for a drive, choose the
  1230.              Reread Drive button.  Reading the list of directories for a
  1231.              drive can be time-consuming.  To save time, dtSearch keeps a
  1232.              copy of the directory tree for each drive and only updates it
  1233.              when you tell it to (by choosing this button).  You should do
  1234.              this whenever you create a new directory and want to be able
  1235.              to index documents in that directory.
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.           18                                         dtSearch User's Manual
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.           When you are done selecting directories, choose OK to save your
  1245.           selections.  
  1246.  
  1247.              f. Filename Filters
  1248.  
  1249.              A filename filter is a pattern, like *.*, *.DOC, or
  1250.           FILE??10.DAT, that you can use to tell dtSearch which files you
  1251.           want it to search or index in a directory.  For example, if you
  1252.           have a directory of word processing files, and want to search all
  1253.           of the files beginning with SMITH and having the extension DOC,
  1254.           you would use the filter SMITH*.DOC.
  1255.  
  1256.              A "?" matches any single character, so SMITH?.DOC would match
  1257.           SMITH1.DOC, but not SMITH123.DOC.
  1258.  
  1259.              An asterisk ("*") in a file name filter matches any number of
  1260.           characters, so SMITH*.DOC would match SMITH001.DOC, SMITHAAA.DOC,
  1261.           etc.
  1262.  
  1263.              To use more than one filter, just list the filters, separated
  1264.           by spaces.  Example: 
  1265.  
  1266.                 SMITH*.DOC  JONES*.DOC  *.DAT
  1267.  
  1268.              If you do not specify a filename filter, dtSearch will index
  1269.           all of the files in the directories selected.
  1270.  
  1271.              "Exclude" filters work the same as ordinary filters.  They
  1272.           just specify files that you do not want to include.
  1273.  
  1274.              g. Compressing an Index
  1275.  
  1276.              Compressing an index does two things:  (1) it removes obsolete
  1277.           information about documents that have been reindexed, and (2) it
  1278.           reorganizes an index for faster searching.  The major
  1279.           disadvantage of compressing an index is that it can take a long
  1280.           time, since dtSearch rebuilds the entire index when it compresses
  1281.           it.
  1282.  
  1283.              There are two ways to compress an index.  
  1284.  
  1285.           ∙  First, you can tell dtSearch to compress an index after adding
  1286.              documents to it.  To do this, check the Compress Index option
  1287.              in the Add Documents to Index dialog box.  
  1288.  
  1289.           ∙  Second, you can choose Compress Index in the Index menu,
  1290.              select the index you want to compress, and choose OK.
  1291.  
  1292.              When dtSearch is compressing an index, you can halt
  1293.           compression by pressing the Cancel button.  When you halt
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.                                                                          19
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.           compression, dtSearch will restore the index to its uncompressed
  1302.           state.
  1303.  
  1304.              h. Archive Indexes
  1305.  
  1306.              Usually, when you index a group of documents you will want to
  1307.           keep the text of the documents separate from the index.  However,
  1308.           dtSearch can build an index of a group of documents that
  1309.           contains, as part of the index, a copy of the text of the
  1310.           documents indexed.  The text is stored in compressed form.  This
  1311.           means that you can index the documents, remove them from your
  1312.           hard disk, and still search and browse the text that you indexed.
  1313.  
  1314.              An index that contains a copy of the text of the indexed
  1315.           documents is called an "archive" index.  To create an archive
  1316.           index, choose Create Index (Advanced) in the Index menu and check
  1317.           the Store text with index checkbox.
  1318.  
  1319.           Note:  An archive index does not compress and store the actual
  1320.           documents indexed.  Instead, dtSearch extracts a copy of the text
  1321.           from each document and stores that text in the index.  Thus, if
  1322.           you added a WordPerfect file called "SMITH.DOC" to an archive
  1323.           index, the text of SMITH.DOC would be stored in the index, but
  1324.           you could not extract SMITH.DOC itself from the index.  SMITH.DOC
  1325.           would remain unchanged on your hard disk.
  1326.  
  1327.              i. Index Capacity
  1328.  
  1329.              A document index can contain up to 15,000 documents, each
  1330.           containing up to 64,000 words. If a file being indexed exceeds
  1331.           64,000 words (about 300 double-spaced pages) dtSearch will
  1332.           display a message telling you that the file is too long to be
  1333.           indexed in its entirety.
  1334.  
  1335.              If you try to add more than 15,000 documents to an index, you
  1336.           will get an "Index is Full" message.   However, you will still be
  1337.           able to reindex documents that are already in the index.  When
  1338.           dtSearch reindexes a document that is already in the index, it
  1339.           treats the document as a new document and marks the old version
  1340.           of the document in the index as "obsolete."  When you compress an
  1341.           index, obsolete documents are removed.  If the total number of
  1342.           documents, including obsolete documents, exceeds 30,000, then you
  1343.           will have to compress the index before you can update it.
  1344.  
  1345.              An index library is a collection of up to 25 indexes.  Most
  1346.           people will only need a few indexes and so will not have to learn
  1347.           about index libraries.  By default, dtSearch uses an index
  1348.           library called "IXLIB.ILB".  If you need to use more than 25
  1349.           indexes, then you can create additional index libraries.  See the
  1350.           chapter on "Working with Indexes" for information about how to do
  1351.           this.
  1352.  
  1353.  
  1354.           20                                         dtSearch User's Manual
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.              j. Indexing Binary Files
  1359.  
  1360.              When dtSearch builds an index of a group of files, it
  1361.           automatically detects and skips "binary" files such as executable
  1362.           programs and data files that do not contain text.  If a file uses
  1363.           a word processor format that dtSearch does not recognize,
  1364.           dtSearch may classify it as "binary."
  1365.  
  1366.              If dtSearch finds any binary files during an indexing job,
  1367.           dtSearch will display a message at the end of the job indicating
  1368.           the number of binary files.  The file INDEXLOG.DAT (in your
  1369.           dtSearch directory) will list the files.  INDEXLOG.DAT is re-
  1370.           written each time an index is updated, so binary files from
  1371.           previous indexing jobs will not be listed.  If you are using
  1372.           batch mode indexing, the .LOG file created from your script will
  1373.           list the binary files.
  1374.  
  1375.              To tell dtSearch not to skip binary files, choose Preferences
  1376.           from the Options menu and check the Index binary files check box.
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.  
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.                                                                          21
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.  
  1416.  
  1417.  
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.           22                                         dtSearch User's Manual
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.            4.   Working with Indexes
  1474.  
  1475.  
  1476.              a. Deleting an Index
  1477.  
  1478.              Deleting an index does not affect the original documents.  It
  1479.           just removes the index from your system.  To delete an index,
  1480.           choose Delete Index from the Index menu, select the index to
  1481.           delete, and choose OK.  dtSearch will ask you to confirm that you
  1482.           really want to delete the index.
  1483.  
  1484.              b. Renaming an Index
  1485.  
  1486.           To rename an index, 
  1487.  
  1488.           ∙  choose Rename Index from the Index menu, 
  1489.  
  1490.           ∙  select the index to be renamed, 
  1491.  
  1492.           ∙  enter the new name for the index, and 
  1493.  
  1494.           ∙  choose OK.  
  1495.  
  1496.           Note that the name of the directory in which the index is stored
  1497.           will not be affected.
  1498.  
  1499.              c. Copying an Index
  1500.  
  1501.              To copy an index, 
  1502.  
  1503.           ∙  choose Copy Index from the Index menu,
  1504.  
  1505.           ∙  select the index to be copied in the Copy Index dialog box,
  1506.              and
  1507.  
  1508.           ∙  enter a new name and directory for the copy.  The name and
  1509.              directory of the copy must be different from the original
  1510.              index.
  1511.  
  1512.              Like the directory specified in "Create Index (Advanced)," the
  1513.           directory that you copy an index to should not already exist.  If
  1514.           the directory that you specify already contains an index,
  1515.           dtSearch will ask you to confirm that you want the new index to
  1516.           overwrite the old index.  (A directory can only contain one
  1517.           index.)
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.                                                                          23
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.              d. Recognizing an Existing Index
  1530.  
  1531.              Although dtSearch provides a way to copy indexes, you may in
  1532.           some cases wish to copy indexes using another program and then
  1533.           use dtSearch to search the indexes.  For example, if someone
  1534.           created an index and gave you a copy, you might want to just copy
  1535.           the disk or disks using the DOS copy command.  However, if you
  1536.           then tried to search that index with dtSearch, the index that you
  1537.           copied would not appear in the "Indexes to Search" list because
  1538.           your copy of dtSearch would not know about the index.
  1539.  
  1540.              The Recognize Index function solves this problem.  To
  1541.           recognize an index, select "Recognize Index" in the Index Menu. 
  1542.           A dialog box will appear listing the files in the current
  1543.           directory and other directories you can select.  Use the dialog
  1544.           box to locate one of the files in the index you want to recognize
  1545.           and choose OK.  (dtSearch index files have names like
  1546.           "INDEX_R.IX" and "INDEX_F.IX".  They always begin with "INDEX_"
  1547.           and end with ".IX".)  dtSearch will look in the directory for the
  1548.           index, extract the information it needs to "recognize" the index,
  1549.           and add the index to the list of indexes in the current index
  1550.           library.
  1551.  
  1552.              e. Index Information
  1553.  
  1554.              To get information about an index, choose Index Information in
  1555.           the Index menu.  A dialog box will appear displaying the
  1556.           following information about the currently selected index:
  1557.  
  1558.              ∙  When it was created
  1559.              ∙  When it was last modified or compressed
  1560.              ∙  How much disk space it occupies
  1561.              ∙  How many words it contains
  1562.              ∙  How many documents it contains
  1563.  
  1564.           The Index Information screen also lists the number of "Obsolete"
  1565.           documents.  When dtSearch reindexes a document that is already in
  1566.           the index, it treats the document as a new document and marks the
  1567.           old version of the document in the index as "obsolete."  When you
  1568.           compress an index, obsolete documents are removed.
  1569.  
  1570.              f. Verifying Index
  1571.  
  1572.              To verify that an index is in good condition, choose Verify
  1573.           Index in the Index menu.  As dtSearch examines the index, it will
  1574.           list every word, filename, and directory name in the index.  When
  1575.           dtSearch is done verifying the index, it will tell you whether
  1576.           the index has been damaged.
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.           24                                         dtSearch User's Manual
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.              g. Listing Words in an Index
  1587.  
  1588.              Choose List Words in Index in the Index menu to generate a
  1589.           list of all of the words in an index.  Select the index you want
  1590.           to list and choose OK.  A second dialog box will appear asking
  1591.           for the name of a file to store the words in.  Enter the name of
  1592.           a file and choose OK or press ENTER.
  1593.  
  1594.              h. Index Libraries
  1595.  
  1596.              An index library is a collection of up to 25 indexes. 
  1597.           dtSearch uses index libraries to record the names and locations
  1598.           of the document indexes that you create.  When you select indexes
  1599.           to search, or pick an index to update, compress, etc., the list
  1600.           of indexes displayed comes from the current index library.
  1601.  
  1602.              If you do not need to use more than 25 indexes, you do not
  1603.           need to worry about index libraries.  (25 indexes will hold a
  1604.           total of up to 375,000 documents.)  dtSearch starts out with a
  1605.           library called "IXLIB.ILB" that will hold any indexes that you
  1606.           create.
  1607.  
  1608.              If you need to use more than 25 indexes, choose Create Library
  1609.           in the Index menu to create a new library.  A dialog box will
  1610.           appear allowing you to enter the name of the new library.  Enter
  1611.           a name for the new library and choose OK.  (The name of the
  1612.           library must end in ".ILB".  If the name you enter does not end
  1613.           in ".ILB", dtSearch will automatically add ".ILB" to the name.) 
  1614.           When you create a library, that library becomes your current
  1615.           library.  The new library will be empty.  To add indexes to the
  1616.           library, use Create Index, Copy Index or Recognize Index.
  1617.  
  1618.              Use Change Library in the Index menu to change the current
  1619.           index library.  When you select Change Library, a dialog box will
  1620.           appear containing the name of the current index library.  To see
  1621.           the names of all of the index libraries you have created, enter
  1622.           "*.ILB" in the dialog box and press ENTER.
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.                                                                          25
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.  
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.  
  1663.  
  1664.  
  1665.  
  1666.  
  1667.  
  1668.  
  1669.  
  1670.  
  1671.  
  1672.  
  1673.  
  1674.  
  1675.  
  1676.  
  1677.  
  1678.  
  1679.  
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.  
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.           26                                         dtSearch User's Manual
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.  
  1701.            5.   Search Requests
  1702.  
  1703.              a. Overview
  1704.  
  1705.              This chapter of the manual describes the rules for composing
  1706.           search requests in dtSearch.  The next chapter describes how to
  1707.           perform index and unindexed searches.
  1708.  
  1709.              A search request consists of a group of words, phrases, or
  1710.           macros linked by connectors such as "AND" and "OR" that indicate
  1711.           the relationship between them.
  1712.  
  1713.              If you use more than one connector, you should use parentheses
  1714.           to indicate precisely what you want to search for.  For example,
  1715.  
  1716.                     apple and pear or orange
  1717.  
  1718.           could mean "(apple and pear) or orange," or it could mean "apple
  1719.           and (pear or orange)."  Here are some more examples:
  1720.  
  1721.           ∙  apple and pear:  both words must be present.
  1722.           ∙  apple or pear:  either word can be present.
  1723.           ∙  apple w/5 pear:  apple must occur within 5 words of pear.
  1724.           ∙  apple and not pear:  only apple must be present.
  1725.           ∙  @addr contains 123:  the segment @addr must contain 123.
  1726.           ∙  xname "SMITH*.DOC":  filename matches SMITH*.DOC.
  1727.           ∙  xdate is 11/92:  file was modified in November 1992.
  1728.           ∙  apple sauce:  the phrase "apple sauce" must be present.
  1729.           ∙  apple w/5 xfirstword:  "apple" must occur in the first five
  1730.              words.
  1731.           ∙  apple w/5 xlastword:  "apple" must occur in the last five
  1732.              words.
  1733.  
  1734.              Noise words, such as "if" and "the" may not be included in
  1735.           searches.  Your search terms may include wildcards such as ? and
  1736.           *.
  1737.  
  1738.  
  1739.  
  1740.              b. Search Terms
  1741.  
  1742.              A search term is simply one of the words in your search
  1743.           request.  
  1744.  
  1745.              A search term can contain the "wildcard" characters "*" and
  1746.           "?".  A "?" in a word matches any single character, and a "*"
  1747.           matches any number of characters.  The wildcard characters can be
  1748.           in any position in a word.  For example:
  1749.  
  1750.              appl*   would match apple, application, etc.
  1751.  
  1752.  
  1753.                                                                          27
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.              *cipl*  would match principle, participle, etc. 
  1758.  
  1759.           Use of the "*" wildcard character near the beginning of a word
  1760.           will slow searches somewhat.
  1761.  
  1762.              Punctuation inside of a search word is treated as a space. 
  1763.           Thus, "can't" would be treated as "can t," a phrase consisting of
  1764.           two words:  "can" and "t".  "1843(a)(2)(ii)" would become "1843 a
  1765.           2 ii" (four words).  (You can customize the way dtSearch handles
  1766.           punctuation in text by using the dtSearch ALPHABET utility.)
  1767.  
  1768.              dtSearch uses two built in search words to mark the beginning
  1769.           and end of a file -- XFIRSTWORD and XLASTWORD.  The terms are
  1770.           useful if you want to limit a search to the beginning or end of a
  1771.           file.  For example, "apple w/10 XLASTWORD" would search for the
  1772.           word "apple" within 10 words of the end of a document.
  1773.  
  1774.              c. Phrase Searches
  1775.  
  1776.              A search term can consist of several words, such as
  1777.  
  1778.              first class mail
  1779.  
  1780.             A search for this phrase would retrieve only files containing
  1781.           the words "first," "class," and "mail" in exactly the order
  1782.           specified.  Note that no quotation marks are used to group the
  1783.           words in the phrase.
  1784.  
  1785.              If a phrase contains a noise word, then you cannot search for
  1786.           it as a phrase, since the noise word will not be found.  For
  1787.           example, you could not search for the phrase statue of liberty,
  1788.           since the noise word "of" will not be in the index.  Instead, use
  1789.           the W/N connector to search for statue w/2 liberty.
  1790.  
  1791.              d. Noise Words
  1792.  
  1793.              A "noise" word is a word such as the or if that is so common
  1794.           that it is not useful in searches.  To save space and time, such
  1795.           words are ignored in index searches.  You can modify the list of
  1796.           words defined as noise words by editing the file "DTSEARCH.NOI." 
  1797.           You can use the Edit File function (in the File Menu) to edit
  1798.           DTSEARCH.NOI, or you can use your word processor.  If you use
  1799.           your word processor, make sure that you save the file as a DOS
  1800.           text file (with the name name, DTSEARCH.NOI, in the directory
  1801.           where dtSearch is installed) so that dtSearch can read it.
  1802.  
  1803.              The words in DTSEARCH.NOI do not have to be in any particular
  1804.           order, and can include "wild card" characters such as * and ?. 
  1805.           However, noise words may not begin with wild card characters.
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.           28                                         dtSearch User's Manual
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.              Search connectors, such as AND, OR, etc., should always be
  1815.           listed as noise words since it is not possible to search for
  1816.           them.
  1817.  
  1818.              When you create an index, the index will store its own copy of
  1819.           the noise word list.  Changes you make to DTSEARCH.NOI will be
  1820.           reflected in future indexes you create but will not affect
  1821.           existing indexes.
  1822.  
  1823.              e. AND connector
  1824.  
  1825.              Use the AND connector in a search request to connect two
  1826.           expressions, both of which must be found in any document
  1827.           retrieved.  For example:
  1828.  
  1829.           ∙  apple and pear would retrieve any document that contained both
  1830.              words.
  1831.  
  1832.           ∙  (apple or banana) and (pear w/5 grape) would retrieve any
  1833.              document that (1) contained either the word apple or the word
  1834.              banana, and (2) contained the word pear within 5 words of the
  1835.              word grape.
  1836.  
  1837.              f. OR connector
  1838.  
  1839.              Use the OR connector in a search request to connect two
  1840.           expressions, at least one of which must be found in any document
  1841.           retrieved.  For example, "apple or pear" would retrieve any
  1842.           document that contained apple, pear, or both words.
  1843.  
  1844.              g. W/N connector
  1845.  
  1846.              Use the W/N connector in a search request to specify that one
  1847.           word or phrase must occur within N words of the other.  For
  1848.           example, "apple w/5 pear" would retrieve any document that
  1849.           contained the word apple within 5 words of pear.
  1850.  
  1851.              The following are some examples of search requests using the
  1852.           W/N connector:
  1853.  
  1854.           ∙  (apple or pear) w/5 banana:  either apple or pear must occur
  1855.              within 5 words of "banana."
  1856.  
  1857.           ∙  (apple w/5 banana) w/10 pear:  apple must occur within 5 words
  1858.              of banana, and pear must occur within 10 words of both.
  1859.  
  1860.           ∙  (apple and banana) w/10 pear:  both apple and banana must
  1861.              occur within 10 words of pear.
  1862.  
  1863.              Some types of complex expressions using the W/N connector will
  1864.           produce ambiguous results and should not be used.  In general, at
  1865.  
  1866.  
  1867.                                                                          29
  1868.  
  1869.  
  1870.  
  1871.           least one of the two expressions connected by W/N must be a
  1872.           single word or phrase or a group of words and phrases connected
  1873.           by the "OR" connector.  For example:
  1874.  
  1875.           ∙  (apple and banana) w/10 (pear or grape):  both apple and
  1876.              banana must occur within 10 words of either pear or grape.
  1877.  
  1878.           ∙  (apple and banana) w/10 orange tree:  both apple and banana
  1879.              must occur within 10 words of the phrase "orange tree."
  1880.  
  1881.           The following are examples of ambiguous search requests:
  1882.  
  1883.           ∙  (apple and banana) w/10 (pear and grape)
  1884.  
  1885.           ∙  (apple w/10 banana) w/10 (pear and grape)
  1886.  
  1887.           If you enter an ambiguous search request, dtSearch will display a
  1888.           message warning you of the error.
  1889.  
  1890.              h. NOT and NOT W/N
  1891.  
  1892.              Use NOT in front of any search expression to reverse its
  1893.           meaning.  This allows you to exclude documents from a search. 
  1894.           For example, 
  1895.  
  1896.              apple sauce and not pear
  1897.  
  1898.           would retrieve documents containing the phrase "apple sauce" and
  1899.           not containing the word "pear."  Note the need for an AND to
  1900.           connect the NOT to the rest of the search request.  NOT standing
  1901.           alone can be the start of a search request.  For example, 
  1902.  
  1903.              not pear
  1904.  
  1905.           would retrieve all documents that did not contain the word
  1906.           "pear."  If NOT is not the first connector in a request, you need
  1907.           to use either AND or OR with NOT.  Here are two more examples:
  1908.  
  1909.              apple or not pear:  retrieve documents that either (1) contain
  1910.              the word "apple," or (2) do not contain the word "pear."
  1911.  
  1912.              not (apple w/5 pear):  retrieve documents that do not contain
  1913.              the word "apple" within 5 words of the word "pear."
  1914.  
  1915.              The NOT W/ ("not within") operator allows you to search for a
  1916.           word or phrase not in association with another word or phrase. 
  1917.           For example, 
  1918.  
  1919.              apple not w/20 pear
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.  
  1924.           30                                         dtSearch User's Manual
  1925.  
  1926.  
  1927.  
  1928.           would search for instances of the word "apple" more than 20 words
  1929.           away from the word "pear."  It will also retrieve files
  1930.           containing "apple" with no instances of "pear."
  1931.  
  1932.              Unlike the W/ operator, NOT W/ is not symmetrical.  That is,
  1933.           "apple NOT W/20 pear" is not the same as "pear NOT w/20 apple." 
  1934.           In the "apple NOT W/20 pear" request, dtSearch searches for the
  1935.           word "apple" and excludes cases where "apple" is too close to the
  1936.           word "pear."  In the "pear NOT W/20 apple" request, dtSearch
  1937.           searches for the word "pear" and excludes cases where "pear" is
  1938.           too close to "apple."
  1939.  
  1940.              i. Search Macros
  1941.  
  1942.              Macros can be useful for:
  1943.  
  1944.              ∙  abbreviating long names or phrases that you use frequently,
  1945.                 or
  1946.              ∙  abbreviating segment definitions in segment searches.
  1947.  
  1948.              A macro may contain anything that can be part of a search
  1949.           request.  A macro has two parts:  a name, which you use to refer
  1950.           to the macro in search requests, and the expansion, which is what
  1951.           the macro is expanded to.  For example, if you defined the macro
  1952.           "@IRC" to mean "internal revenue code," and then searched for
  1953.           "standard deduction w/3 @IRC," dtSearch would search for
  1954.           "standard deduction w/3 internal revenue code."
  1955.  
  1956.              A macro name must begin with the "@" character (shift-2). 
  1957.           This is how dtSearch distinguishes macro names from ordinary
  1958.           words in a search request.
  1959.  
  1960.              Choose Macros in the Options menu to create or edit a macro. 
  1961.           A dialog box will appear listing all of the macros you have
  1962.           created. To create a new macro, move the cursor to "<add new
  1963.           item>" and choose Edit.  Move the cursor to an existing macro and
  1964.           select Edit to edit the macro.
  1965.  
  1966.              When you choose Edit, a dialog box will appear with two spaces
  1967.           in it:  one for the "Name" of the macro, and one for the
  1968.           "Expansion."  Under Name, enter a single word (8 letters or less,
  1969.           beginning with "@") that you will use for this macro.  Under
  1970.           Expansion, enter the meaning you want to assign to this macro. 
  1971.           Choose OK to save your changes.
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.                                                                          31
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.              j. Segment Searches
  1986.  
  1987.              A segment search is a search request that must be satisfied
  1988.           within a certain defined segment of a document.  The segment is
  1989.           defined by words or phrases at the beginning and end of the
  1990.           segment.
  1991.  
  1992.              The form of a segment definition is:  beginning TO end, where
  1993.           beginning is the word or phrase that defines the start of the
  1994.           segment, and end is the word or phrase that defines the end of
  1995.           the segment.  The only connector allowed in the beginning and end
  1996.           expressions in a segment definition is OR.  Examples:
  1997.  
  1998.           name to address
  1999.              the segment begins with the word "name" and ends with the word
  2000.              "address."
  2001.  
  2002.           name to (address or xlastword)
  2003.              the segment begins with the word "name" and ends with the word
  2004.              "address" or the end of the file.
  2005.  
  2006.              To search for an expression within a segment, use the CONTAINS
  2007.           connector.  The expression in front of CONTAINS is the segment
  2008.           definition, and the expression following CONTAINS is what you are
  2009.           searching for.  Examples:
  2010.  
  2011.           ∙  (name to address) contains john smith
  2012.  
  2013.           ∙  (address to phone) contains (oak w/10 lane)
  2014.  
  2015.              If a document contains more than one instance of a segment,
  2016.           dtSearch will search each instance separately for text matching
  2017.           the search request.
  2018.  
  2019.              Segment searches work well with documents that are broken into
  2020.           standardized segments.  For example, a group of employee records
  2021.           might be in standardized documents formatted like this:
  2022.  
  2023.              NAME:  John Doe
  2024.              ADDRESS: 123 Oak Lane
  2025.              PHONE NUMBER:  555-1234
  2026.              SOCIAL SECURITY NUMBER 000-00-0000
  2027.              etc.
  2028.  
  2029.              You can name segments using macros.  In the above example, you
  2030.           could use the following macros:
  2031.  
  2032.           @name:   (name to address)
  2033.           @addr:   (address to phone number)
  2034.           @phone:  (phone number to social security number)
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.           32                                         dtSearch User's Manual
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.           Then you could do a segment search like this:
  2043.  
  2044.              (@name contains John Doe) and (@addr contains Oak)
  2045.  
  2046.              The words in a segment definition ("name," "address," etc.)
  2047.           will not appear as hits after a search.  Only the words being
  2048.           searched for in the segments ("John Doe," "Oak") will be
  2049.           highlighted.
  2050.  
  2051.              k. Date and Filename Searches
  2052.  
  2053.              To search for a file with a specific name, use XNAME.  For
  2054.           example, if you want to find a file called FILENAME.EXT, search
  2055.           for:
  2056.  
  2057.              xname "filename.ext"
  2058.  
  2059.           The filename, like other search terms, can include wildcard
  2060.           characters ("*.TXT," "SMITH??.*," etc.)  Unlike other search
  2061.           terms, a filename must be in quotation marks.  This enables
  2062.           dtSearch to recognize special characters in the filename (such as
  2063.           the dot) that are treated as spaces in other search words.  The
  2064.           filename cannot include a directory name or disk drive.
  2065.  
  2066.              To search for a file that was last modified on, before, or
  2067.           after a certain date, use the XDATE search command, like this:
  2068.  
  2069.              xdate is January 1, 1991
  2070.              xdate before January 1, 1991
  2071.              xdate after January 1, 1991
  2072.  
  2073.           dtSearch can recognize a variety of date formats, such as:
  2074.           1/1/91; 1/91; January 1, 1991; and Jan 1 91 (two-digit years are
  2075.           assumed to be in the twentieth century).
  2076.  
  2077.              You can combine name and date searches with other types of
  2078.           searches using the usual search connectors.  For example:
  2079.  
  2080.              (xname "*.doc") and (xdate after 1/1/91) and (apple w/5
  2081.              pear)
  2082.  
  2083.           This would retrieve documents whose names end in .DOC, that were
  2084.           last modified after January 1, 1991, and that contain the word
  2085.           apple within 5 words of the word pear.
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.  
  2090.  
  2091.  
  2092.  
  2093.  
  2094.  
  2095.                                                                          33
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.  
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.  
  2125.  
  2126.  
  2127.  
  2128.  
  2129.  
  2130.  
  2131.  
  2132.  
  2133.  
  2134.  
  2135.  
  2136.  
  2137.  
  2138.  
  2139.  
  2140.  
  2141.  
  2142.  
  2143.  
  2144.  
  2145.  
  2146.  
  2147.  
  2148.  
  2149.  
  2150.  
  2151.  
  2152.           34                                         dtSearch User's Manual
  2153.  
  2154.  
  2155.  
  2156.  
  2157.            6.   Searching for Documents
  2158.  
  2159.              a. The Search Menu
  2160.  
  2161.              Choose Search in the main menu to get into the Search menu. 
  2162.           The Search menu offers three ways to search for documents:
  2163.  
  2164.           ∙  An index search, which searches using one or more document
  2165.              indexes.
  2166.  
  2167.           ∙  An unindexed search, which directly searches files in one or
  2168.              more directories.
  2169.  
  2170.           ∙  A combination search, which combines an index search with an
  2171.              unindexed search.
  2172.  
  2173.              The search menu also lists options to view previous search
  2174.           results or previous search reports.  dtSearch saves the last ten
  2175.           searches and search reports.  To view an old search or search
  2176.           report, choose Previous Search or Previous Search Report in the
  2177.           Search Menu.  dtSearch will list all of the searches it has
  2178.           saved.  Select the one you want to see and choose OK.  
  2179.  
  2180.              b. Index Searches
  2181.  
  2182.              An index search is the fastest way to search for documents. 
  2183.           Before you can do an index search, you must first build an index. 
  2184.           See the chapter on "Indexing Documents" for more information.  To
  2185.           start an index search, choose Search in the main menu and then
  2186.           choose Index Search in the Search menu.
  2187.  
  2188.              Under Search Request, enter your search request.  The last
  2189.           request you entered will be displayed so you can reuse it if you
  2190.           like.
  2191.  
  2192.              In the Indexes to Search box, select the indexes you want to
  2193.           search.  You can search any or all of the indexes displayed.
  2194.  
  2195.              Choose OK to start the search.
  2196.  
  2197.              c. Unindexed Searches
  2198.  
  2199.              In an unindexed search, dtSearch directly searches every file
  2200.           that you ask it to search, looking for documents that match your
  2201.           search request.  Unindexed searches are much slower than index
  2202.           searches.
  2203.  
  2204.              To start an unindexed search, choose Unindexed Search from the
  2205.           Search menu.  The Unindexed Search dialog box will appear.
  2206.  
  2207.  
  2208.  
  2209.                                                                          35
  2210.  
  2211.  
  2212.  
  2213.              Under Search Request, enter your search request.  The last
  2214.           request you entered will be displayed so you can reuse it if you
  2215.           like.
  2216.  
  2217.              The dialog box will also contain a list of the directories
  2218.           that will be searched.  To select directories to be searched,
  2219.           choose the Select Directories button.  The "Select Directories"
  2220.           dialog box will pop up.  Check off the directories you want to
  2221.           index and choose OK to save your selections.  (This dialog box is
  2222.           described in more detail below.)
  2223.  
  2224.              Under Filename Filters, enter file name filters (e.g., *.DOC,
  2225.           *.TXT, etc.) to use to select documents to search.  If you leave
  2226.           Filename Filters blank, dtSearch will search all of the documents
  2227.           in the selected directories.  Under Exclude Filters, enter
  2228.           filters for any files you do not want to include in the search. 
  2229.           Filename filters are described in more detail in the chapter on
  2230.           "Indexing Documents."
  2231.  
  2232.              Choose OK to start the search.
  2233.  
  2234.              d. Combination Search
  2235.  
  2236.              A combination search is a search that combines an index search
  2237.           with an unindexed search.  The Combination Search dialog box
  2238.           contains all of the elements in the Index Search and Unindexed
  2239.           Search dialog boxes.
  2240.  
  2241.              Under Search Request, enter your search request.
  2242.  
  2243.              In the Indexes to Search box, check off the indexes you want
  2244.           to search.
  2245.  
  2246.              The dialog box will also contain a list of the directories
  2247.           that will be searched in the unindexed portion of the search.  To
  2248.           select directories to be searched, choose the Select Directories
  2249.           button.  The "Select Directories" dialog box will pop up.  Check
  2250.           off the directories you want to index and choose OK to save your
  2251.           selections.  (This dialog box is described in more detail below.)
  2252.  
  2253.              Under Filename Filters, enter file name filters (e.g., *.DOC,
  2254.           *.TXT, etc.) to use to select documents to search.  If you leave
  2255.           Filename Filters blank, dtSearch will search all of the documents
  2256.           in the selected directories.  Under Exclude Filters, enter
  2257.           filters for any files you do not want to include in the search. 
  2258.           Filename filters are also described in more detail in the chapter
  2259.           on "Indexing Documents."
  2260.  
  2261.              Choose OK to start the search.
  2262.  
  2263.  
  2264.  
  2265.  
  2266.           36                                         dtSearch User's Manual
  2267.  
  2268.  
  2269.  
  2270.              e. Selecting Directories to Search
  2271.  
  2272.              The Select Directories to Search dialog box allows you to pick
  2273.           the directories you want dtSearch to search from a list of all of
  2274.           the directories on your computer.  The left side of the dialog
  2275.           box displays all of the directories on one disk drive, with a
  2276.           check box next to each directory name.  The right side of the
  2277.           dialog box lists all of the disk drives you can access.
  2278.  
  2279.           ∙  To select a directory, click on it with the mouse, or move the
  2280.              cursor to it and press SPACEBAR.
  2281.  
  2282.           ∙  To select a directory and its subdirectories, double-click it
  2283.              with the mouse, or move the cursor to it and press + (the plus
  2284.              sign).
  2285.  
  2286.           ∙  To change disk drives, click on the drive letter with the
  2287.              mouse, or hold down the CTRL key and press the letter of the
  2288.              drive you want (for example, CTRL-D to switch to drive D).
  2289.  
  2290.           ∙  To clear all selections for the current drive, choose the
  2291.              Clear Drive button.  To clear all selections for all drives,
  2292.              choose the Clear All button.
  2293.  
  2294.           ∙  To update the list of directories for a drive, choose the
  2295.              Reread Drive button.  Reading the list of directories for a
  2296.              drive can be time-consuming.  To save time, dtSearch keeps a
  2297.              copy of the directory tree for each drive and only updates it
  2298.              when you tell it to (by choosing this button).  You should do
  2299.              this whenever you create a new directory and want to be able
  2300.              to search documents in that directory.
  2301.  
  2302.           When you are done selecting directories, choose OK to save your
  2303.           selections.
  2304.  
  2305.              f. Sorting Search Results
  2306.  
  2307.              After a search is complete, the "Display Search Results"
  2308.           dialog box will appear, listing several different ways to display
  2309.           the results of your search:
  2310.  
  2311.           ∙  Sorted by name, in alphabetical order
  2312.  
  2313.           ∙  Sorted by number of hits
  2314.  
  2315.           ∙  Sorted by the date of the document
  2316.  
  2317.           ∙  Unsorted -- displays documents in the order they were found
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.  
  2323.                                                                          37
  2324.  
  2325.  
  2326.  
  2327.              Select the way you want to sort your search results and choose
  2328.           OK to display the results of your search.  Choose Cancel to
  2329.           return to the main menu without viewing search results.
  2330.  
  2331.              The next chapter describes how to view the results of your
  2332.           search.
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.  
  2337.  
  2338.  
  2339.  
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343.  
  2344.  
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.  
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.           38                                         dtSearch User's Manual
  2381.  
  2382.  
  2383.  
  2384.  
  2385.            7.   Viewing Search Results
  2386.  
  2387.              a. Viewing Search Results
  2388.  
  2389.              After you do a search, a Search Results window will appear
  2390.           listing the documents that were retrieved by your search.  In
  2391.           dtSearch for DOS, a list of function keys will appear at the
  2392.           bottom of the screen when you are in a Search Results window. 
  2393.           These function keys will work in dtSearch for Windows, but
  2394.           dtSearch for Windows also provides a button bar at the top of the
  2395.           Search Results window.
  2396.  
  2397.           F2  Find          Search the list of files for something.  (Note: 
  2398.                             In a Search Results window, Find searches the
  2399.                             list of documents, not the documents
  2400.                             themselves.)
  2401.           F6  Mark          Start marking text to copy to a file.
  2402.           F7  Copy          Copy marked text to a file.
  2403.           F8  KWIC          Generate a "KWIC" view of a document listing
  2404.                             all hits in the document with a few lines of
  2405.                             context.
  2406.           F9  Local Menu    Pops up the "Local" menu listing all of the
  2407.                             things you can do with the window.
  2408.  
  2409.                                     The Local Menu
  2410.  
  2411.               The Local menu lists things you can do with a search results
  2412.           window:
  2413.  
  2414.           Resize            Resize the window (DOS Version).
  2415.           Zoom              Expand the window to the maximum possible size
  2416.                             (DOS Version).
  2417.           Print             Print the list of files retrieved.
  2418.           Find              See Find, above.
  2419.           Mark              See Mark, above.
  2420.           Copy              See Copy, above.
  2421.           KWIC              See KWIC, above.
  2422.           Search Report     Generate a search report, listing each hit in
  2423.                             each file with a few lines of context.
  2424.           Search Results
  2425.             Format          Change the way search results are displayed.
  2426.  
  2427.           These options are described in more detail later in this chapter.
  2428.  
  2429.                     Cursor commands for the Search Results window
  2430.  
  2431.              Top of list              Home,Home,Up
  2432.              End of list              Home,Home,Dn
  2433.              Page up                  PgUp
  2434.              Page down                PgDn
  2435.  
  2436.  
  2437.                                                                          39
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.                                Menu and Window Commands
  2442.  
  2443.           ∙  To get into the main menu, press F10 or click on the main menu
  2444.              with the mouse.
  2445.  
  2446.           ∙  To get back to the Search Results window from the main menu or
  2447.              the local menu, press ESCAPE or click on the window with the
  2448.              mouse.
  2449.  
  2450.           ∙  ESCAPE closes the Search Results window.
  2451.  
  2452.           ∙  To view one of the documents in the list, move the cursor to
  2453.              it and press SPACEBAR or ENTER or double-click on the document
  2454.              with the mouse.  The document you select will appear in a
  2455.              window overlaying the Search Results window.
  2456.  
  2457.              b. Viewing a Retrieved Document
  2458.  
  2459.              When you are viewing a document, you will see a list of
  2460.           function keys (in DOS) or a button bar (in Windows) similar to
  2461.           the one displayed in a Search Results window:
  2462.  
  2463.           F2  Find          Search the document for a string of text.
  2464.           F3  Hit           Search the document for the next hit from your
  2465.                             search request.
  2466.           F5  Next          Display the next document retrieved in the
  2467.                             search.  Shift-F5 displays the previous
  2468.                             document retrieved in the search.  In Windows,
  2469.                             choose the Prev button to do this.
  2470.           F6  Mark          Start marking text to copy to a file.
  2471.           F7  Copy          Copy marked text to a file.
  2472.           F8  Launch        Launch the document.  (See the chapter on
  2473.                             "Launching Applications" for more information.)
  2474.           F9  Local Menu    Pops up the "Local" menu listing things you can
  2475.                             do with the window.
  2476.  
  2477.                                     The Local Menu
  2478.  
  2479.               The Local menu lists things you can do with a retrieved
  2480.           document:
  2481.  
  2482.           Resize            Resize the window (DOS Version).
  2483.           Zoom              Expand the window to the maximum possible size
  2484.                             (DOS Version).
  2485.           Print             Print the document.
  2486.           Find              See Find, above.
  2487.           Hit               See Hit, above.
  2488.           Next              See Next, above.
  2489.           Previous          Display the previous document retrieved in the
  2490.                             search.
  2491.           Mark              See Mark, above.
  2492.  
  2493.  
  2494.           40                                         dtSearch User's Manual
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.           Copy              See Copy, above.
  2499.           Launch            See Launch, above.
  2500.  
  2501.           These options are described in more detail later in this chapter.
  2502.  
  2503.                                    Cursor commands
  2504.  
  2505.              Top of document          Home,Home,Up
  2506.              End of document          Home,Home,Dn
  2507.              Beginning of line        Home,Left
  2508.              End of line              Home,Right or End
  2509.              Page up                  PgUp
  2510.              Page down                PgDn
  2511.  
  2512.                                Menu and Window Commands
  2513.  
  2514.           ∙  To get into the main menu, press F10 or click on the main menu
  2515.              with the mouse.
  2516.  
  2517.           ∙  To get back to this window from the main menu or from the
  2518.              local menu, press ESCAPE or click on the window with the
  2519.              mouse.
  2520.  
  2521.           ∙  To close this window, press ESCAPE.
  2522.  
  2523.           ∙  See "Viewing Multiple Windows" for more information on viewing
  2524.              documents and search results in overlapping windows.
  2525.  
  2526.              c. The Local Menu
  2527.  
  2528.                When you are viewing or editing a file or viewing search
  2529.           results, a retrieved document, a search report, or a Kwic view,
  2530.           press F9 (or click on the word "Local") to pop up the "Local"
  2531.           menu for the window you are in.  You can also get into the Local
  2532.           menu by choosing "Local" in from the Window menu.
  2533.  
  2534.                The Local menu lists all of the things you can do with the
  2535.           window you are in.  The Local menu is different for each type of
  2536.           window. For example, the Local menu for a search results window
  2537.           includes an option to generate a search report.  The Local menu
  2538.           for a a retrieved document includes an option to skip to the next
  2539.           document retrieved in the search.  In the Local menu, you can
  2540.           move the cursor and select items just as you would in other
  2541.           dtSearch menus.
  2542.  
  2543.  
  2544.  
  2545.  
  2546.  
  2547.  
  2548.  
  2549.  
  2550.  
  2551.                                                                          41
  2552.  
  2553.  
  2554.  
  2555.              d. Search Results Format
  2556.  
  2557.              Choose Search Results Format in the Local menu in a search
  2558.           results window (or in the Options menu) to modify the format
  2559.           dtSearch uses to display search results.  A dialog box will
  2560.           appear listing all of the items that can be displayed in search
  2561.           results.  Select the ones you want to be displayed and choose OK
  2562.           to save your changes.  The only limitation on your ability to
  2563.           customize search results is that either the name of the retrieved
  2564.           file or its "title" (the first few words in the file) must be
  2565.           displayed.
  2566.  
  2567.              By default, dtSearch will display, for each file, the number
  2568.           of hits, name, directory, modification date, and title.
  2569.  
  2570.              e. Finding Text
  2571.  
  2572.              Choose Find (or press F2) to search for any text in a
  2573.           displayed document.  dtSearch will ask you for the text to search
  2574.           for.  Type in the text you want to find and choose OK.  Find is
  2575.           like the search function in your word processor -- you can search
  2576.           for words, spaces, punctuation, etc.  Capitalization is ignored. 
  2577.           If you use Find in a Search Results window, it will search the
  2578.           list of filenames, modification dates, etc., as it appears on the
  2579.           screen.
  2580.  
  2581.              Find starts searching after the line that the cursor is on, so
  2582.           you may wish to move to the top of the document before beginning
  2583.           a search.  Find will bring you to the beginning of the line
  2584.           containing the text searched for.
  2585.  
  2586.              f. Finding Hits
  2587.  
  2588.              After you have done a search and you have a retrieved document
  2589.           on the screen, choose Hit (or press F3) to quickly find the next
  2590.           hit from your search request in the document.  For example, if
  2591.           you had searched for "apple and (pear w/5 banana)," pressing the
  2592.           F3 key while viewing a document would cause dtSearch to locate
  2593.           the next occurrence of one of the words "apple," "pear," or
  2594.           "banana" in the document you are viewing.
  2595.  
  2596.              Hit will only find words that match a search request.  In the
  2597.           above example, Hit would only find instances of "pear" within
  2598.           five words of "banana."
  2599.  
  2600.  
  2601.  
  2602.  
  2603.  
  2604.  
  2605.  
  2606.  
  2607.  
  2608.           42                                         dtSearch User's Manual
  2609.  
  2610.  
  2611.  
  2612.              g. KWIC View
  2613.  
  2614.              The "KWIC" ("Key word in context") function will display only
  2615.           the part of a document that contains terms matching your search
  2616.           request.  When you are in a search results window, move the
  2617.           cursor to the name of the document that you want to see and press
  2618.           the F8 key or use the mouse to click on KWIC.  dtSearch will ask
  2619.           how many lines of context you want.  This is the number of lines
  2620.           surrounding each hit that you want to see.  Enter the number of
  2621.           lines that you want and choose OK.
  2622.  
  2623.              A window will pop up over the search results window displaying
  2624.           a KWIC view of the document you selected.  You can use most of
  2625.           the same browsing and menu commands in a KWIC window as you can
  2626.           in a retrieved document.  Press F9 to pop up the local menu.
  2627.  
  2628.              You can also see all of the document by moving the cursor to
  2629.           the name of the document and pressing ENTER or by double-clicking
  2630.           on the document name with the mouse.  In addition, a file
  2631.           displayed in KWIC mode contains highlighted line and page markers
  2632.           to show where in the document the text appeared.  These
  2633.           highlighted markers act as hypertext links into the full text of
  2634.           the document.
  2635.  
  2636.              For example, suppose that you are viewing a document in KWIC
  2637.           mode and see a block of text with a marker "[Page 10 Line 15]." 
  2638.           If you move the cursor to the marker and press ENTER (or double-
  2639.           click with the mouse), a window displaying the full document will
  2640.           pop up over your KWIC view, positioned to line 15 of page 10.  To
  2641.           return to the KWIC view, press ESCAPE.
  2642.  
  2643.              h. Search Reports
  2644.  
  2645.              A search report lists each hit found in each of the documents
  2646.           retrieved in a search with a few lines of context surrounding it. 
  2647.           It is like a combined KWIC view of every document retrieved in a
  2648.           your search.  To create a search report, you must be in a Search
  2649.           Results window.
  2650.  
  2651.           ∙  Press F9 to get into the Local Menu and choose Search Report
  2652.              from this menu. 
  2653.  
  2654.           ∙  The Search Report dialog box will pop up.  In this dialog box,
  2655.              enter the number of lines of context you want surrounding each
  2656.              hit and choose OK.
  2657.  
  2658.              Preparing a search report may take a while since dtSearch has
  2659.           to scan every document retrieved to get the text to display. 
  2660.           Search report windows use the same commands and function keys as
  2661.           KWIC windows.
  2662.  
  2663.  
  2664.  
  2665.                                                                          43
  2666.  
  2667.  
  2668.  
  2669.              i. Viewing Multiple Windows
  2670.  
  2671.              In dtSearch, the space between the menu bar at the top of the
  2672.           screen and the bar at the bottom of the screen describing the
  2673.           current menu option is a workspace, like a desktop, that you can
  2674.           use for searching and browsing documents.  As with a desk
  2675.           surface, you can place several documents on the surface and move
  2676.           them around so you can see the one that you want to read.  Menus
  2677.           and dialog boxes will pop up over the desktop, but the underlying
  2678.           documents will remain until you remove them.
  2679.  
  2680.              You can add search results windows, document windows, KWIC
  2681.           views, and search reports to the desktop.
  2682.  
  2683.           ∙  Use TAB or the mouse to switch from one window to the next. 
  2684.              (Use SHIFT-TAB to switch back.)
  2685.  
  2686.           ∙  To close the window you are in, press ESCAPE.
  2687.  
  2688.           ∙  To "cascade" your windows (rearrange them so that they
  2689.              overlap), choose Cascade from the Window menu.
  2690.  
  2691.           ∙  To "tile" your windows (rearrange them so that they do not
  2692.              overlap),  choose Tile from the Window menu.
  2693.  
  2694.                                        Example
  2695.  
  2696.           For an example of how to use multiple windows in dtSearch, try
  2697.           the following:
  2698.  
  2699.           ∙  Do a search, then move the cursor to the name of a document
  2700.              and press SPACEBAR.  The document you selected will appear.
  2701.  
  2702.           ∙  Now press TAB.  The search results window will appear,
  2703.              overlaying the document you were viewing.  
  2704.  
  2705.           ∙  Move the cursor to a different document and press SPACEBAR
  2706.              again.  The new document will appear on top of the search
  2707.              results and the other document.
  2708.  
  2709.           ∙  Press TAB repeatedly and each of the three windows will appear
  2710.              on top of the others in turn.
  2711.  
  2712.           ∙  Press ALT-W to get into the Window menu and choose Tile.  You
  2713.              will see all of the windows you have created arranged so that
  2714.              they do not overlap.  Press TAB to move among the windows.
  2715.  
  2716.           ∙  Press ALT-W again and this time choose Cascade.  Now your
  2717.              windows will be arranged so that they do overlap.  (To move or
  2718.              resize the windows, see below.)
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.           44                                         dtSearch User's Manual
  2723.  
  2724.  
  2725.  
  2726.           ∙  Finally, press ESCAPE three times to close each of the
  2727.              windows.
  2728.  
  2729.           NOTE:  Cascade and Tile rearrange only the windows existing on
  2730.           the desktop when these options are selected.  If you add
  2731.           additional windows, you must choose Cascade or Tile again if you
  2732.           want to rearrange the new windows.
  2733.  
  2734.                              Resizing and Moving Windows
  2735.  
  2736.           DOS Version:
  2737.  
  2738.              Press CTRL-F5 (or choose Resize in the Local menu) to get into
  2739.           resizing mode.  The bar at the bottom of the screen provides
  2740.           instructions for moving and resizing the window.
  2741.  
  2742.           ∙  To move the window around, use the arrow keys.
  2743.  
  2744.           ∙  To resize the window, hold down the SHIFT key and use the
  2745.              arrow keys.
  2746.  
  2747.           ∙  When you are done resizing the window, press ENTER.
  2748.  
  2749.              To maximize the size of a window, choose Zoom in the Local
  2750.           menu.
  2751.  
  2752.           Windows Version:
  2753.  
  2754.              Click on the square in the upper left corner of the window (or
  2755.           press ALT-hyphen, e.g., ALT + the hyphen ("-") key) to pop up the
  2756.           Control menu.  Choose either Move or Size and use the cursor keys
  2757.           to move the window or resize the window.  Choose Maximize to
  2758.           "zoom" the window.
  2759.  
  2760.              In both versions of dtSearch, you can use the mouse to move or
  2761.           resize a window.  See the manual chapter on "Using the Mouse,"
  2762.           below.
  2763.  
  2764.              j. Marking, Copying, and Editing Text
  2765.  
  2766.              To copy a block of text from search results, a retrieved
  2767.           document, a KWIC view, a search report, or a "View File" window:
  2768.  
  2769.           1. Choose Mark (F6) to start marking the block of text.  The line
  2770.              under the cursor will be highlighted.
  2771.  
  2772.           2. Move the cursor to the end of the block you want to copy and
  2773.              choose Copy (F7).
  2774.  
  2775.           3. A dialog box will appear, asking for the name of the file to
  2776.              write the text to.  Enter a filename and choose OK.  dtSearch
  2777.  
  2778.  
  2779.                                                                          45
  2780.  
  2781.  
  2782.  
  2783.              will copy the marked text to the file you specify.  If the
  2784.              file already exists, dtSearch will ask whether you want to
  2785.              overwrite the file or append the text to it.
  2786.  
  2787.           4. You can repeat these steps to copy multiple blocks of text to
  2788.              a file.
  2789.  
  2790.              After you have collected text using Mark and Copy, you can
  2791.           edit it using Edit File in the File menu.  Press ALT-F to get
  2792.           into the File menu (you do not have to close the window you are
  2793.           viewing) and choose Edit File.  dtSearch will ask for the name of
  2794.           the file you want to edit.  Enter the name of the file you used
  2795.           to store the copied text.  An editor will then pop up allowing
  2796.           you to edit the text you copied.  See "Editing a File" in the
  2797.           "File Menu" chapter for information about editing files using
  2798.           this editor.
  2799.  
  2800.              You can switch between the editor and your other windows.  In
  2801.           dtSearch for DOS, use TAB and SHIFT-TAB.  In dtSearch for
  2802.           Windows, the editor is a separate program (the Windows NOTEPAD
  2803.           editor) so use ALT-TAB to switch between the editor and dtSearch.
  2804.  
  2805.              k. Printing
  2806.  
  2807.              When you are viewing search results, a retrieved document, a
  2808.           KWIC view, or a search report, you can print the contents of the
  2809.           window you are viewing by choosing Print from the Local menu. 
  2810.           Print will print the entire document, not just what appears on
  2811.           the screen.
  2812.  
  2813.              When you select Print, the Print dialog box will appear.  The
  2814.           Print dialog box allows you to set page length, width, and
  2815.           margins, headers, footers, and page numbering.
  2816.  
  2817.              The dialog box is the same for DOS and Windows, with the
  2818.           following exceptions:
  2819.  
  2820.           DOS Version:
  2821.  
  2822.                 Under Print To, select the printer you want to use.  (If
  2823.              you have only one printer, it will generally be LPT1.)  
  2824.  
  2825.                 If you want to print to a file instead of to the printer,
  2826.              choose File under Print To.  After you choose OK, dtSearch
  2827.              will ask for the name of the file to print to.
  2828.  
  2829.           Windows Version:
  2830.  
  2831.                 If you want to print to a file instead of to the printer,
  2832.              check the Print to File box.  After you choose OK, dtSearch
  2833.              will ask for the name of the file to print to.
  2834.  
  2835.  
  2836.           46                                         dtSearch User's Manual
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.                 To select the printer to use, choose Printer Setup in the
  2841.              File menu.
  2842.  
  2843.              l. Using the Mouse (DOS Version)
  2844.  
  2845.              In dtSearch for DOS, all document windows have the same basic
  2846.           structure.  Surrounding the window is a frame.  When the window
  2847.           is on top, the frame will have double lines around it. 
  2848.           Otherwise, the window will have a single line around it.
  2849.  
  2850.              In the upper left corner, there will be a small square.  Click
  2851.           on this square to close the window.
  2852.  
  2853.              In the upper right corner, there will be an arrow.  Click on
  2854.           this arrow to zoom the window, or to unzoom it if it is zoomed.
  2855.  
  2856.              On the right edge will be a scroll bar.  Click on the arrows
  2857.           or on the bar itself to scroll up and down in your document.
  2858.  
  2859.              To resize a window, click on the lower right corner and drag. 
  2860.           To move the window, click on the top and drag.
  2861.  
  2862.              You can activate any of the functions listed at the bottom of
  2863.           the screen by clicking on the name of the function key.  For
  2864.           example, click on F6 Mark to start marking text to be copied.
  2865.  
  2866.              m. Using the Mouse (Windows Version)
  2867.  
  2868.              In dtSearch for Windows, all document windows have the same
  2869.           basic structure.  Surrounding the window is a frame.  When the
  2870.           window is on top, the top of the frame will be blue (if you have
  2871.           a color monitor); otherwise, it will be white.
  2872.  
  2873.              In the upper left corner, there will be a small square.  Click
  2874.           on this square to activate the standard Windows Control menu,
  2875.           which contains options for closing, moving, resizing, or
  2876.           maximizing the window.
  2877.  
  2878.              In the upper right corner, there will be a triangle.  Click on
  2879.           this triangle to zoom the window, or to unzoom it if it is
  2880.           zoomed.
  2881.  
  2882.              On the right edge will be a scroll bar.  Click on the arrows
  2883.           or on the bar itself to scroll up and down in your document.
  2884.  
  2885.              To resize a window, move the cursor to the bottom or one of
  2886.           the side edges of the window (the cursor will change to a double
  2887.           arrow), hold down the left mouse button and drag.  To move the
  2888.           window, click on the top and drag.
  2889.  
  2890.  
  2891.  
  2892.  
  2893.                                                                          47
  2894.  
  2895.  
  2896.  
  2897.              At the top of the window, there will be a button bar listing
  2898.           commonly used functions.  Click on any of these buttons to
  2899.           activate the function indicated.
  2900.  
  2901.              Click the right mouse button to pop up the local menu listing
  2902.           things you can do with the current window.
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.  
  2912.  
  2913.  
  2914.  
  2915.  
  2916.  
  2917.  
  2918.  
  2919.  
  2920.  
  2921.  
  2922.  
  2923.  
  2924.  
  2925.  
  2926.  
  2927.  
  2928.  
  2929.  
  2930.  
  2931.  
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935.  
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.  
  2949.  
  2950.           48                                         dtSearch User's Manual
  2951.  
  2952.  
  2953.  
  2954.  
  2955.            8.   Batch Indexing and Searching
  2956.  
  2957.              a. Batch Indexing
  2958.  
  2959.              Batch mode indexing allows you to create, update, and compress
  2960.           a document index by running dtSearch from the DOS command line or
  2961.           from a DOS batch file.  Batch mode indexing can be useful if, for
  2962.           example, you want to perform a complex and time-consuming series
  2963.           of tasks every night to update your indexes.  Batch mode indexing
  2964.           and searching is available in dtSearch for DOS only.
  2965.  
  2966.              To set up a batch indexing job, first create a "script" that
  2967.           lists the tasks that you want dtSearch to perform.  A script is a
  2968.           text file that lists a series of indexing commands that dtSearch
  2969.           will carry out.
  2970.  
  2971.              The easiest way to create a script is to use the Create Batch
  2972.           Script option in the Index menu.  When you select this option, a
  2973.           dialog box will appear that is almost identical to the "Add
  2974.           Documents to Index" dialog box.
  2975.  
  2976.              Fill out the box exactly as you would if you were updating an
  2977.           index.  See the section on "Adding Documents to an Index" in the
  2978.           "Indexing Documents" chapter for more information about the
  2979.           options in the Create Batch Script dialog box.
  2980.  
  2981.              When you are done setting up the indexing job, choose OK to
  2982.           create a script.  A dialog box will pop up asking for the name of
  2983.           the script to create.  Enter a name for the script and choose OK. 
  2984.           dtSearch will then store all of the information you have provided
  2985.           (the index to update, the directories to index, etc.) in a script
  2986.           file that you can run later.  
  2987.  
  2988.              To run the script that you created, first exit dtSearch.  A
  2989.           batch script cannot be run from the DOS shell option in the File
  2990.           menu.  After you are out of dtSearch, type the following at the
  2991.           DOS prompt:
  2992.  
  2993.              DTSEARCH /SCRIPT MYSCRIPT.JOB
  2994.  
  2995.           where "MYSCRIPT.JOB" is the name of your script.  You should be
  2996.           in the directory where dtSearch is installed when you do this. 
  2997.           If you created the script in a different directory, you will need
  2998.           to supply the full pathname of the script, e.g.,
  2999.           C:\WHATEVER\MYSCRIPT.JOB.  dtSearch will then perform the
  3000.           indexing task you specified.
  3001.  
  3002.              dtSearch will record any errors encountered during the job in
  3003.           a file called MYSCRIPT.LOG.  Errors and informational messages
  3004.           will not be displayed on the screen, since dtSearch assumes that
  3005.  
  3006.  
  3007.                                                                          49
  3008.  
  3009.  
  3010.  
  3011.           batch jobs will run without someone watching them.  After a batch
  3012.           indexing job, you should check the log file to see if any errors
  3013.           occurred.
  3014.  
  3015.              This is all that you need to know to set up basic batch
  3016.           indexing tasks.  The rest of this section provides information
  3017.           for more advanced use of batch mode indexing.
  3018.  
  3019.              b. Script Files -- Overview
  3020.  
  3021.              A script file is any text file that dtSearch can read.  You
  3022.           can create a script using the Create Batch Script option in the
  3023.           Index menu, or you can create a script by hand.  Before you try
  3024.           to write your own scripts, you may want to create an example
  3025.           using the Create Batch Script function so you can see what a
  3026.           batch script looks like.  After you create the script, choose
  3027.           View File in the File menu to read it.  Using Edit File, you can
  3028.           easily edit the script to create a new script.
  3029.  
  3030.              You can also create a script outside of dtSearch.  A script
  3031.           can be ASCII text or it can be in one of the word processor
  3032.           formats that dtSearch recognizes, such as WordPerfect or
  3033.           WordStar.  The first line of a script must consist of the words
  3034.           DTSEARCH SCRIPT.
  3035.  
  3036.              A script consists of a series of "SET" statements that specify
  3037.           the documents to be indexed and the index to use, and commands
  3038.           such as "ADD" and "COMPRESS."  dtSearch ignores any line
  3039.           beginning with a *, so you can include comments in a script. 
  3040.           Here is an example:
  3041.  
  3042.              DTSEARCH SCRIPT
  3043.              * Create the index
  3044.              SET INDEXNAME = MyIndex
  3045.              CREATE
  3046.              * Add documents from C:\DOCS 
  3047.              SET DOCPATH = C:\DOCS
  3048.              SET FILTER = *.DOC *.TXT *.WPF
  3049.              ADD
  3050.              * Compress the index
  3051.              COMPRESS
  3052.  
  3053.           This script would (1) create an index called "MyIndex," (2) add
  3054.           to the index documents in the directory C:\DOCS, and (3) compress
  3055.           the index.  (You can combine several different indexing and
  3056.           searching operations in a single script.)  To run this script,
  3057.           put it in the file UPDATE.JOB in the dtSearch directory and
  3058.           execute the command:
  3059.  
  3060.              DTSEARCH /SCRIPT UPDATE.JOB
  3061.  
  3062.  
  3063.  
  3064.           50                                         dtSearch User's Manual
  3065.  
  3066.  
  3067.  
  3068.           from the dtSearch directory.  dtSearch will then execute the
  3069.           script, logging any error messages to the file UPDATE.LOG.
  3070.  
  3071.              c. Creating an Index
  3072.  
  3073.              To create an index, set up a script like this:
  3074.  
  3075.              DTSEARCH SCRIPT
  3076.              SET INDEXNAME = MyIndex
  3077.              SET INDEXPATH = C:\DOCINDEX
  3078.              CREATE
  3079.  
  3080.              The two SET statements tell the program what you want to call
  3081.           the index and the directory you want to put it into.  The
  3082.           "CREATE" statement tells dtSearch to create the index in the
  3083.           specified directory.
  3084.  
  3085.              There are three options you can use with CREATE:  ARCHIVE,
  3086.           CASE, and ACCENT.
  3087.  
  3088.           ARCHIVE: Use this option if you want to create an archive index. 
  3089.                    This is an index that contains the text of indexed
  3090.                    documents, in compressed form.
  3091.  
  3092.           CASE:    Use this option if you want the index to be case-
  3093.                    sensitive.
  3094.  
  3095.           ACCENT:  Use this option if you want the index to be accent-
  3096.                    sensitive.
  3097.  
  3098.           To use one or more of these options, simply list them on the same
  3099.           line as the CREATE command:
  3100.  
  3101.              CREATE ARCHIVE CASE
  3102.  
  3103.              WARNING:  Please be careful when using CREATE.  If you create
  3104.           an index that already exists, dtSearch will delete the old index
  3105.           and create a new, empty index in its place.  In interactive mode,
  3106.           you will get a warning message before this happens, but in batch
  3107.           mode dtSearch simply assumes that you really want to create a new
  3108.           index.
  3109.  
  3110.              d. Adding Documents to an Index
  3111.  
  3112.              To add documents to an index in a batch script, you need to
  3113.           select an index to add to, list the directories to index, and
  3114.           list the file name filters you want to use.
  3115.  
  3116.              Use "SET DOCPATH =" to tell dtSearch the directory in which
  3117.           the documents are located.  If you want to index more than one
  3118.  
  3119.  
  3120.  
  3121.                                                                          51
  3122.  
  3123.  
  3124.  
  3125.           directory, list the directories with plus signs ("+") separating
  3126.           them, like this:
  3127.  
  3128.              SET DOCPATH = C:\ONE + C:\TWO +
  3129.                 C:\THREE + C:\FOUR + 
  3130.                 C:\FIVE 
  3131.  
  3132.           If the list of directories will take up more than one line, make
  3133.           sure that each line ends in a plus sign so that dtSearch knows to
  3134.           look on the next line for more directories.
  3135.  
  3136.              To specify file name filters, use "SET FILTER =".  Use "SET
  3137.           EXCLUDE =" to specify files that you do not want to index.
  3138.  
  3139.              After you have provided the information dtSearch needs to
  3140.           index your documents, use "ADD" to add the documents to the
  3141.           index.  Example:
  3142.  
  3143.              DTSEARCH SCRIPT
  3144.              SET INDEXNAME = MyIndex
  3145.              SET DOCPATH = C:\DOCS + C:\DOCS2 + C:\DOCS3
  3146.              SET FILTER = *.DOC *.TXT *.WPF
  3147.              SET EXCLUDE = A*.DOC
  3148.              ADD
  3149.  
  3150.           This would add documents from C:\DOCS, C:\DOCS2, and C:\DOCS3 to
  3151.           the index "MyIndex."
  3152.  
  3153.              The CREATE function needs to know both the name and the
  3154.           directory for an index, and so both the SET INDEXNAME and the SET
  3155.           INDEXPATH must be present to create an index.  The ADD function
  3156.           just needs to know which index you want to add documents to, so
  3157.           you can use either the name (SET INDEXNAME) or the path (SET
  3158.           INDEXPATH) to specify the index.
  3159.  
  3160.              e. Reindexing
  3161.  
  3162.              The REINDEX command in a script will cause dtSearch to reindex
  3163.           any documents in an index that have been modified since the index
  3164.           was last updated.  This is the batch mode equivalent to the
  3165.           "Reindex changed files" option in the Add Documents to Index
  3166.           dialog box.  Example:
  3167.  
  3168.              DTSEARCH SCRIPT
  3169.              SET INDEXNAME = MyIndex
  3170.              REINDEX
  3171.  
  3172.  
  3173.  
  3174.  
  3175.  
  3176.  
  3177.  
  3178.           52                                         dtSearch User's Manual
  3179.  
  3180.  
  3181.  
  3182.              f. Compressing an Index
  3183.  
  3184.              To compress an index, use SET INDEXNAME or SET INDEXPATH to
  3185.           specify the index to compress and then use the COMPRESS command. 
  3186.           Example:
  3187.  
  3188.              DTSEARCH SCRIPT
  3189.              SET INDEXNAME = MyIndex
  3190.              COMPRESS
  3191.  
  3192.              g. Searching an Index
  3193.  
  3194.              The following is an example of a batch script that would
  3195.           perform an indexed search:
  3196.  
  3197.              DTSEARCH SCRIPT
  3198.              SET REQUEST = apple and pear +
  3199.                 and banana 
  3200.              SET INDEXES = Index1 + Index2 + Index3
  3201.              SET SORT = HITS
  3202.              SET RESULTS = c:\dtsearch\search1.dat
  3203.              SEARCH
  3204.  
  3205.              SET REQUEST tells dtSearch what you want to search for.  Note
  3206.           that since the request was too long to fit on one line the first
  3207.           line ends in a + to indicate that the request continues on the
  3208.           next line.
  3209.  
  3210.              SET INDEXES tells dtSearch which indexes you want to search. 
  3211.           If you want to search more than one index, be sure to use a + to
  3212.           separate the names of the indexes you want to search.
  3213.  
  3214.              Use SET SORT to specify how the search results will be sorted. 
  3215.           Options are:
  3216.  
  3217.              HITS  Sort by hits.
  3218.              NAME  Sort by name.
  3219.              DATE  Sort by date.
  3220.              NONE  Unsorted.
  3221.  
  3222.              You can use ASCENDING or DESCENDING after the type of search
  3223.           to specify an ascending or descending sort.  For example:
  3224.  
  3225.              SET SORT = NAME DESCENDING
  3226.  
  3227.           This would specify a sort in reverse alphabetical order.  By
  3228.           default, name sorts are ascending and hits and date sorts are
  3229.           descending.
  3230.  
  3231.              After your search, you will want to be able to see the
  3232.           results.  There are three ways to do this.  First, you can use
  3233.  
  3234.  
  3235.                                                                          53
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.              SET RESULTS = c:\mysearch.dat
  3240.  
  3241.           This tells dtSearch to write the results of the search to
  3242.           c:\mysearch.dat.  After your search, you can choose View File in
  3243.           the File menu to view c:\mysearch.dat.  Your search results will
  3244.           appear in the same way as other search results in dtSearch.
  3245.  
  3246.              A second way to view your search results is to create a
  3247.           listing file, which is simply a list of the name of each
  3248.           retrieved document and the number of hits it contained.  If you
  3249.           view this file in dtSearch, it will look like a list of names and
  3250.           will not act like a search results window.  Listing files are
  3251.           useful if you want to use another program to process the results
  3252.           of your search.  To create a listing file, use the command:
  3253.  
  3254.              SET LISTING = c:\mysearch.lst
  3255.  
  3256.           A batch search can produce either a search results file, a
  3257.           listing file, or both.
  3258.  
  3259.              Finally, you can use Previous Search in the Search menu to
  3260.           view your search results.  This will work whether or not you use
  3261.           SET RESULTS or SET LISTING.  Note that only the last ten searches
  3262.           are saved for viewing.
  3263.  
  3264.  
  3265.  
  3266.  
  3267.  
  3268.  
  3269.  
  3270.  
  3271.  
  3272.  
  3273.  
  3274.  
  3275.  
  3276.  
  3277.  
  3278.  
  3279.  
  3280.  
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.           54                                         dtSearch User's Manual
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.            9.   The File Menu
  3298.  
  3299.              a. The File Menu
  3300.  
  3301.           Choose File in the main menu to get into the File menu.  The File
  3302.           menu lists options to 
  3303.  
  3304.              ∙  view, edit, or print a file,
  3305.              ∙  create a DOS Shell (DOS version only), or
  3306.              ∙  exit dtSearch.
  3307.  
  3308.              b. Viewing a File
  3309.  
  3310.              To view a file, choose View File in the File menu.  A dialog
  3311.           box will appear asking for the name of the file you want to view. 
  3312.           Type in the name of the file and press ENTER.  The file will
  3313.           appear in a window.
  3314.  
  3315.              When you are viewing a document, you will see a list of
  3316.           function keys (in DOS) or a button bar (in Windows) similar to
  3317.           the one displayed when viewing a file retrieved in a search:
  3318.  
  3319.           F2  Find          Search the document for a string of text.
  3320.           F6  Mark          Start marking text to copy to a file.
  3321.           F7  Copy          Copy marked text to a file.
  3322.           F8  Launch        Launch the document.
  3323.           F9  Local Menu    Pops up the "Local" menu listing various things
  3324.                             you can do with the window.
  3325.  
  3326.                                     The Local Menu
  3327.  
  3328.               The Local menu lists things you can do when viewing a file:
  3329.  
  3330.           Resize            Resize the window (DOS Version).
  3331.           Zoom              Expand the window to the maximum possible size 
  3332.                             (DOS Version).
  3333.           Print             Print the document.
  3334.           Find              See Find, above.
  3335.           Mark              See Mark, above.
  3336.           Copy              See Copy, above.
  3337.           Launch            See Launch, above.
  3338.  
  3339.           Each of these options is described in more detail in the chapter
  3340.           on Viewing Search Results.
  3341.  
  3342.                                    Cursor commands
  3343.  
  3344.              Top of document          Home,Home,Up
  3345.              End of document          Home,Home,Dn
  3346.              Beginning of line        Home,Left
  3347.  
  3348.  
  3349.                                                                          55
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.              End of line              Home,Right or End
  3354.              Page up                  PgUp
  3355.              Page down                PgDn
  3356.  
  3357.           Menu and Window Commands
  3358.  
  3359.           ∙  To get into the main menu, press F10 or click on the main menu
  3360.              with the mouse.
  3361.  
  3362.           ∙  To get back to the window from the main menu, press ESCAPE or
  3363.              click on the window with the mouse.
  3364.  
  3365.           ∙  To move from one window to the next (i.e., if you are viewing
  3366.              more than one file or if there are search results on the
  3367.              screen), press TAB.  SHIFT-TAB moves to the previous window.
  3368.  
  3369.           ∙  ESCAPE closes a window.
  3370.  
  3371.           ∙  See "Viewing Multiple Windows" for more information on viewing
  3372.              documents and search results in overlapping windows.
  3373.  
  3374.              c. Editing a File (DOS Version)
  3375.  
  3376.              dtSearch for DOS contains a built-in editor that allows you to
  3377.           edit DOS text files.  This editor cannot edit files in word
  3378.           processor formats such as WordPerfect or Ami Pro.  See the
  3379.           chapter on "Launching Applications" for information about editing
  3380.           word processor files.  The dtSearch editor will only edit DOS
  3381.           text files.  
  3382.  
  3383.              The editor provides limited editing capabilities, intended
  3384.           mainly for jotting down notes to accompany text clipped from
  3385.           documents.  (To clip text from a document, use the Mark and Copy
  3386.           functions, which are explained in the chapter on "Viewing Search
  3387.           Results.")
  3388.  
  3389.              To edit a file, choose Edit File from the File menu.  The Edit
  3390.           File dialog box will appear.  Enter the name of the file that you
  3391.           want to edit and choose OK.
  3392.  
  3393.                                     Function Keys
  3394.  
  3395.           F2  Find          Search the document for a string of text.
  3396.           F6  Mark          Start marking text to cut or copy.
  3397.           F9  Local Menu    Pops up the "Local" menu listing various things
  3398.                             you can do with the window.
  3399.  
  3400.                                     The Local Menu
  3401.  
  3402.           The Local menu lists things you can do with an editor window:
  3403.  
  3404.  
  3405.  
  3406.           56                                         dtSearch User's Manual
  3407.  
  3408.  
  3409.  
  3410.           Resize            Resize the window
  3411.           Zoom              Expand the window to the maximum possible size.
  3412.           Save              Save the file under its current name.
  3413.           Save As           Save the file under a different name.
  3414.           Insert File       Insert another file into the one being edited.
  3415.           Undo              Undelete the last deleted block.
  3416.           Mark              Start marking a block.
  3417.           Cut               Cut the currently marked block (to be pasted
  3418.                             elsewhere).
  3419.           Copy              Copy the currently marked block (to be pasted
  3420.                             elsewhere).
  3421.           Paste             Insert a block that was cut or copied.
  3422.           Delete            Delete the marked block.
  3423.           Find              See Find, above.
  3424.           Replace           Global search and replace.
  3425.           Search Again      Repeat the last searching operation.
  3426.  
  3427.                                    Cursor commands
  3428.  
  3429.              Top of document          Home,Home,Up
  3430.              End of document          Home,Home,Dn
  3431.              Beginning of line        Home,Left
  3432.              End of line              Home,Right or End
  3433.              Page up                  PgUp
  3434.              Page down                PgDn
  3435.  
  3436.                                Menu and Window Commands
  3437.  
  3438.           ∙  To get into the main menu, press F10.
  3439.  
  3440.           ∙  To get back to the editor window from the main menu, press
  3441.           ESCAPE.
  3442.  
  3443.           ∙  To move to the next window on the screen, press TAB.  SHIFT-
  3444.              TAB moves to the previous window.
  3445.  
  3446.           ∙  When you are done editing, you either save using the F9 menu
  3447.              or just close the window by pressing ESCAPE.  If you close the
  3448.              window without saving, dtSearch will ask if you want to save
  3449.              your changes.
  3450.  
  3451.                                   Moving and Copying
  3452.  
  3453.           To mark a block of text, you can:
  3454.  
  3455.           ∙  choose Mark (or press F6) and move the cursor, or
  3456.  
  3457.           ∙  hold down the left mouse button and move the mouse.
  3458.  
  3459.           After you have marked a block:
  3460.  
  3461.  
  3462.  
  3463.                                                                          57
  3464.  
  3465.  
  3466.  
  3467.           ∙  Press DEL to delete it.
  3468.           ∙  Choose Copy (or press CTRL-INS) to save the block to be pasted
  3469.              into the text somewhere else.
  3470.           ∙  Choose Cut (SHIFT-DEL) to delete the text and save a copy to
  3471.              be pasted somewhere else.
  3472.  
  3473.           To paste text, move the cursor to where you want to insert it and
  3474.           choose Paste (SHIFT-INS).  Note that you cannot use the editor's
  3475.           Cut, Copy and Paste functions to move a block outside the editor
  3476.           where you originally cut or copied it.
  3477.  
  3478.              You can copy text from a search results, retrieved document,
  3479.           KWIC view, search report, or file view window into an editor
  3480.           window that is already on the screen:
  3481.  
  3482.           ∙  Press TAB or use the mouse to get from the editor window into
  3483.              the other window.
  3484.  
  3485.           ∙  In the other window, press F6 to start marking the block you
  3486.              want to copy, move the cursor to the end of the text to be
  3487.              copied, and press F7.
  3488.  
  3489.           ∙  A dialog box will pop up, asking for the name of the file you
  3490.              want to copy the text to.  Enter a filename and choose OK.
  3491.  
  3492.           ∙  Now use TAB or the mouse to get back into the editor and press
  3493.              F9 to pop up the Local menu.  Choose Insert File and enter the
  3494.              name of the file you just created.  The text will be inserted
  3495.              in the editor.
  3496.  
  3497.              d. Editing a File (Windows Version)
  3498.  
  3499.              dtSearch for Windows contains a built-in way to access the
  3500.           Windows NOTEPAD editor.  This editor cannot edit files in word
  3501.           processor formats such as WordPerfect or Ami Pro.  It will only
  3502.           edit DOS text files.  The editor provides limited editing
  3503.           capabilities, intended mainly for jotting down notes to accompany
  3504.           text clipped from documents.  (To clip text from a document, use
  3505.           the Mark and Copy functions, which are explained in the chapter
  3506.           on "Viewing Search Results.")
  3507.  
  3508.              To edit a file, choose Edit File from the File menu.  The Edit
  3509.           File dialog box will appear.  Enter the name of the file that you
  3510.           want to edit and choose Open.  The Windows NOTEPAD editor will
  3511.           pop up over dtSearch with the file you specified.  See your
  3512.           Windows documentation for information about using NOTEPAD.
  3513.  
  3514.  
  3515.  
  3516.  
  3517.  
  3518.  
  3519.  
  3520.           58                                         dtSearch User's Manual
  3521.  
  3522.  
  3523.  
  3524.              e. Printing
  3525.  
  3526.              When you are viewing a file, you can print the file you are
  3527.           viewing by choosing Print from the File menu.  Print will print
  3528.           the entire file, not just what appears on the screen.
  3529.  
  3530.              When you select Print, the Print dialog box will appear.  The
  3531.           Print dialog box allows you to set page length, width, and
  3532.           margins, headers, footers, and page numbering.  The dialog box is
  3533.           the same for DOS and Windows, with the following exceptions:
  3534.  
  3535.           DOS Version:
  3536.  
  3537.                 Under Print To, select the printer you want to use.  (If
  3538.              you have only one printer, it will generally be LPT1.)  If you
  3539.              want to print to a file instead of to the printer, choose File
  3540.              under Print To.  After you choose OK, dtSearch will ask for
  3541.              the name of the file to print to.
  3542.  
  3543.           Windows Version:
  3544.  
  3545.                 If you want to print to a file instead of to the printer,
  3546.              check the Print to File box.  After you choose OK, dtSearch
  3547.              will ask for the name of the file to print to.  To select the
  3548.              printer to use, choose Printer Setup in the File menu.
  3549.  
  3550.              f. DOS Shell (DOS version)
  3551.  
  3552.              Choose DOS Shell in the File menu to access DOS from within
  3553.           dtSearch.   When you start a DOS shell, dtSearch removes most of
  3554.           itself from memory to leave room for any programs you may want to
  3555.           run from DOS.  The dtSearch screen will disappear and a DOS
  3556.           prompt will appear.
  3557.  
  3558.              To return to dtSearch from a DOS shell, type "EXIT" at the DOS
  3559.           prompt and press ENTER.  The dtSearch screen will reappear, as it
  3560.           was before you entered the DOS shell.
  3561.  
  3562.  
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.  
  3568.  
  3569.  
  3570.  
  3571.  
  3572.  
  3573.  
  3574.  
  3575.  
  3576.  
  3577.                                                                          59
  3578.  
  3579.  
  3580.  
  3581.  
  3582.  
  3583.  
  3584.  
  3585.  
  3586.  
  3587.  
  3588.  
  3589.  
  3590.  
  3591.  
  3592.  
  3593.  
  3594.  
  3595.  
  3596.  
  3597.  
  3598.  
  3599.  
  3600.  
  3601.  
  3602.  
  3603.  
  3604.  
  3605.  
  3606.  
  3607.  
  3608.  
  3609.  
  3610.  
  3611.  
  3612.  
  3613.  
  3614.  
  3615.  
  3616.  
  3617.  
  3618.  
  3619.  
  3620.  
  3621.  
  3622.  
  3623.  
  3624.  
  3625.  
  3626.  
  3627.  
  3628.  
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.  
  3634.           60                                         dtSearch User's Manual
  3635.  
  3636.  
  3637.  
  3638.  
  3639.           10.   Launching Applications
  3640.  
  3641.              a. Launching Applications
  3642.  
  3643.              dtSearch provides an easy way to use dtSearch to edit a file
  3644.           that you have retrieved in a search, using the word processor
  3645.           that you used to create the file.  This is called "launching" a
  3646.           program.
  3647.  
  3648.              When you launch a program in dtSearch for DOS, dtSearch
  3649.           removes all but a small part of itself from memory and starts the
  3650.           program you launched.  When the program finishes, you will return
  3651.           to dtSearch and be able to resume working exactly where you left
  3652.           off.
  3653.  
  3654.              When you launch a program in dtSearch for Windows, the program
  3655.           will appear in a window overlaying dtSearch.  You can return to
  3656.           dtSearch after you are done using the program, or you can leave
  3657.           both programs on the screen and switch back and forth between
  3658.           them using the mouse or ALT-TAB.
  3659.  
  3660.              To launch a program from within dtSearch, you must first tell
  3661.           dtSearch about the program.  To do this, choose Applications in
  3662.           the Options menu.  After you have set up an application in
  3663.           dtSearch, you can press F8 (or click on "Launch") while viewing a
  3664.           document belonging to the application, and dtSearch will launch
  3665.           the application with the document.
  3666.  
  3667.              b. Setting up an Application
  3668.  
  3669.              Choose Applications in the Options menu to associate groups of
  3670.           files with applications so that you can "launch" a retrieved
  3671.           document in the application that created it.  The Applications
  3672.           dialog box will appear.
  3673.  
  3674.           ∙  To define a new application, select "<add new item>" and
  3675.              choose the Edit button.
  3676.  
  3677.           ∙  To edit an application that you set up previously, move the
  3678.              cursor to it and choose the Edit button.
  3679.  
  3680.              A dialog box will appear allowing you to specify the following
  3681.           for each application:
  3682.  
  3683.           Name
  3684.              The name that will appear in the list of applications.
  3685.  
  3686.           File to Execute
  3687.              The name of the file to run to start this application.  For
  3688.              example, if you have WordPerfect 5.1 in a directory called
  3689.  
  3690.  
  3691.                                                                          61
  3692.  
  3693.  
  3694.  
  3695.              C:\WP51, you would enter C:\WP51\WP.EXE (the name of the
  3696.              WordPerfect program).
  3697.  
  3698.           Directory to Run in
  3699.              The "home" directory for this application.  Enter a directory
  3700.              here if you want dtSearch to run the application in a specific
  3701.              directory.  If you leave this blank, dtSearch will not change
  3702.              directories before running the application.
  3703.  
  3704.           Command Line Options
  3705.              Enter any command line switches (e.g., "/s", "-d", etc.) that
  3706.              you want dtSearch to use when launching this application. 
  3707.              This is optional.
  3708.  
  3709.           Run as
  3710.              Under "Run as" is a list of five different ways an application
  3711.              can be run:
  3712.  
  3713.                 DOS Normal:  dtSearch will remove itself from memory and
  3714.                 run the program.  dtSearch will return after the program is
  3715.                 done.
  3716.  
  3717.                 DOS Quick:  dtSearch will attempt to run the program
  3718.                 without removing itself from memory.  This will only work
  3719.                 if the program requires very little memory.
  3720.  
  3721.                 Windows Normal:  dtSearch will launch the program in
  3722.                 Windows.
  3723.  
  3724.                 Windows Minimized:  dtSearch will launch the program in
  3725.                 Windows as an icon.
  3726.  
  3727.                 Windows Maximized:  dtSearch will launch the program in
  3728.                 Windows, full-screen.
  3729.  
  3730.           Filename Filter
  3731.              The filter to use to match files with this application.  If
  3732.              you leave this blank, all files will be included.  This filter
  3733.              is similar to the filters in the Add Documents to Index dialog
  3734.              box, except that it can include drive and directory
  3735.              specifications, such as:
  3736.  
  3737.              *\WP42\* Matches anything in a directory named WP42
  3738.              C:*.DOC  Matches any filename ending in ".DOC" on drive C:
  3739.  
  3740.           File Type
  3741.              The file format that is associated with this application.  If
  3742.              you select "Any," all files will be included.
  3743.  
  3744.              dtSearch matches files with applications using a combination
  3745.           of the file type and the filename filter.  If you specify both,
  3746.  
  3747.  
  3748.           62                                         dtSearch User's Manual
  3749.  
  3750.  
  3751.  
  3752.           both must match.  If you specify "Any" for the file type, only
  3753.           the filter is checked.  If you leave the filter blank, only the
  3754.           file type is checked.
  3755.  
  3756.              If more than one application could match a file, dtSearch will
  3757.           prefer the one that can run in the current environment (i.e., DOS
  3758.           or Windows).  For example, if you defined "WordPerfect for DOS"
  3759.           and "WordPerfect for Windows" as two applications associated with
  3760.           WordPerfect files, dtSearch would launch WordPerfect for Windows
  3761.           under Windows and WordPerfect for DOS under DOS.
  3762.  
  3763.              Here is an example of how to set up WordPerfect 5.1 for DOS as
  3764.           an application and launch it:
  3765.  
  3766.           ∙  Choose Applications in the Options, move the cursor to "<add
  3767.              new item>" and choose OK.
  3768.  
  3769.           ∙  Under Name, enter "WordPerfect"
  3770.  
  3771.           ∙  Under File to Execute, enter "C:\WP51\WP.EXE" (assuming that
  3772.              WordPerfect is installed in C:\WP51).
  3773.  
  3774.           ∙  Under Directory to Run in, enter "C:\WP51".
  3775.  
  3776.           ∙  Under Run as, choose DOS Normal.
  3777.  
  3778.           ∙  Leave Filename Filter and Command Line Options blank.
  3779.  
  3780.           ∙  Under File Type, choose WordPerfect.
  3781.  
  3782.           ∙  Choose OK to get back to the Applications dialog box and then
  3783.              choose OK in that dialog box.
  3784.  
  3785.              After you have done this, you can press F8 while viewing any
  3786.           WordPerfect document and you will be able to edit the document in
  3787.           WordPerfect.
  3788.  
  3789.  
  3790.  
  3791.  
  3792.  
  3793.  
  3794.  
  3795.  
  3796.  
  3797.  
  3798.  
  3799.  
  3800.  
  3801.  
  3802.  
  3803.  
  3804.  
  3805.                                                                          63
  3806.  
  3807.  
  3808.  
  3809.  
  3810.  
  3811.  
  3812.  
  3813.  
  3814.  
  3815.  
  3816.  
  3817.  
  3818.  
  3819.  
  3820.  
  3821.  
  3822.  
  3823.  
  3824.  
  3825.  
  3826.  
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.  
  3832.  
  3833.  
  3834.  
  3835.  
  3836.  
  3837.  
  3838.  
  3839.  
  3840.  
  3841.  
  3842.  
  3843.  
  3844.  
  3845.  
  3846.  
  3847.  
  3848.  
  3849.  
  3850.  
  3851.  
  3852.  
  3853.  
  3854.  
  3855.  
  3856.  
  3857.  
  3858.  
  3859.  
  3860.  
  3861.  
  3862.           64                                         dtSearch User's Manual
  3863.  
  3864.  
  3865.  
  3866.  
  3867.           11.   Options
  3868.  
  3869.              a. The Options Menu
  3870.  
  3871.           The Options menu lists options to:
  3872.  
  3873.              ∙  Change screen colors (DOS version only).
  3874.              ∙  Tell dtSearch what type of monitor you have (DOS version
  3875.                 only).
  3876.              ∙  Create and edit macros.
  3877.              ∙  Define applications that you can launch.
  3878.              ∙  Define the file types for word processors that dtSearch
  3879.                 cannot recognize automatically.
  3880.              ∙  Change the format for the display of search results.
  3881.              ∙  Select a new alphabet file.
  3882.              ∙  Specify other preferences.
  3883.  
  3884.              b. Screen Colors (DOS Version)
  3885.  
  3886.              Choose Colors in the Options menu to change the way dtSearch
  3887.           displays documents and menus.  The Colors dialog box will appear. 
  3888.           The first column will list types of screen objects that you can
  3889.           modify (Menus, Dialog Boxes, File Viewers, etc.).  When you
  3890.           select a screen object from the first column, the second column
  3891.           will list all of the parts of the object, such as the scroll bar,
  3892.           normal text, selected text, etc.  
  3893.  
  3894.              When you choose an item from the second column, a box to the
  3895.           right of that column will display the current color setting for
  3896.           the item.  On a monochrome monitor, a list of monochrome screen
  3897.           attributes (underline, highlight, etc.) will appear in this box. 
  3898.           On a color monitor, a sample of each possible foreground and
  3899.           background color will appear.  Use the arrow keys or the mouse to
  3900.           select the color you want for the screen item, then press TAB (or
  3901.           use the mouse) to select another item to modify.
  3902.  
  3903.              After you are done changing the colors, choose OK to save your
  3904.           changes.  To restore the default colors, choose Default Colors in
  3905.           the Options menu.
  3906.  
  3907.  
  3908.              c. Monitor Type (DOS Version)
  3909.  
  3910.              dtSearch can automatically detect the type of monitor you are
  3911.           using and use the appropriate color scheme for it.  dtSearch
  3912.           keeps a separate table of screen colors for each of three monitor
  3913.           types:  Color, Black and White, and Monochrome.  Each monitor
  3914.           type has a set of default colors that you can change.
  3915.  
  3916.  
  3917.  
  3918.  
  3919.                                                                          65
  3920.  
  3921.  
  3922.  
  3923.              Choose Monitor Type in the Options menu if you want to select
  3924.           the monitor type.  You will see a list of the three monitor types
  3925.           and a fourth option, "Default."  If you select Default, dtSearch
  3926.           will decide between the "Color" and "Monochrome" options each
  3927.           time it is run depending on what type of monitor you have. 
  3928.           (dtSearch starts out with Default selected.)
  3929.  
  3930.              There is no comparable option in dtSearch for Windows.
  3931.  
  3932.              d. File Types
  3933.  
  3934.              dtSearch is able to detect most file formats automatically. 
  3935.           However, some file formats, such as WordPerfect 4.2 and older
  3936.           versions of WordStar, cannot be automatically detected.  To
  3937.           enable dtSearch to recognize files in these formats, choose File
  3938.           Types in the Options menu.  The File Types dialog box will
  3939.           appear.
  3940.  
  3941.           ∙  To set up a new file type, select "<add new item>" and choose
  3942.              the Edit button.
  3943.  
  3944.           ∙  To edit a file type that you set up previously, move the
  3945.              cursor to it and choose the Edit button.
  3946.  
  3947.           A dialog box will appear asking you to specify the following:
  3948.  
  3949.           ∙  Type:  Choose the file type you want to set from the list in
  3950.              the dialog box.
  3951.  
  3952.           ∙  Filename Filter:  Enter a filename filter (i.e., "*.DOC") that
  3953.              will identify files having that format.  For example, you can
  3954.              tell dtSearch that any file whose name matches "*.W42" is a
  3955.              WordPerfect 4.2 document.
  3956.  
  3957.              The filename filter used in this dialog box is similar to the
  3958.           filter in the Add Documents to Index dialog box, except that it
  3959.           can also include directory and disk drive specifications, such
  3960.           as:
  3961.  
  3962.              *\WP42\* Matches anything in a directory named WP42
  3963.              C:*.DOC  Matches any filename ending in ".DOC" on drive C:
  3964.  
  3965.              Before using this file type information, dtSearch will try to
  3966.           detect the format itself.  Thus, no matter what file type
  3967.           specifications you enter, dtSearch will recognize formats such as
  3968.           WordPerfect 5.1 that it can detect automatically.
  3969.  
  3970.  
  3971.  
  3972.  
  3973.  
  3974.  
  3975.  
  3976.           66                                         dtSearch User's Manual
  3977.  
  3978.  
  3979.  
  3980.              e. Search Results Format
  3981.  
  3982.              Choose Search Results Format in the Options menu to modify the
  3983.           format dtSearch uses to display search results.  A dialog box
  3984.           will appear listing all of the items that can be displayed in
  3985.           search results.  Select the ones you want to be displayed and
  3986.           choose OK to save your changes.  The only limitation on your
  3987.           ability to customize search results is that either the name of
  3988.           the retrieved file or its "title" (the first few words in the
  3989.           file) must be displayed.
  3990.  
  3991.              By default, dtSearch will display for each file the number of
  3992.           hits, name, directory, modification date, and title.
  3993.  
  3994.              f. Preferences
  3995.  
  3996.              Choose Preferences in the Options menu to change the following
  3997.           options:
  3998.  
  3999.           Search limit
  4000.              This is the maximum number of files that dtSearch will
  4001.              retrieve in a search.
  4002.  
  4003.           Tab size
  4004.              The is the width of a tab in a file displayed in a document
  4005.              window.  For most word processors, this will be specified in
  4006.              the document.  However, for ASCII text files, the value
  4007.              specified here will be used.
  4008.  
  4009.           Warn if file is too long
  4010.              Check this box if you want a warning message whenever dtSearch
  4011.              attempts to index a file that is longer than 64,000 words. 
  4012.              (Words after the 64,000th word will not be indexed.)
  4013.  
  4014.           Quiet mode
  4015.              Check this box if you do not want a "beep" every time dtSearch
  4016.              displays an information or error message.
  4017.  
  4018.           Index binary files
  4019.              Check this box if you want dtSearch to index binary files. 
  4020.              See the chapter on indexing documents for more information
  4021.              about this feature.
  4022.  
  4023.           ENTER key means... (DOS version only)
  4024.              Use this option to specify how you want the ENTER key to
  4025.              affect dialog boxes in dtSearch for DOS.  Under this item are
  4026.              two choices: "Go to next item" and "Select OK button."
  4027.  
  4028.              If you select the first choice, the ENTER key will take you to
  4029.              the next item in a dialog box, unless the cursor is on a
  4030.  
  4031.  
  4032.  
  4033.                                                                          67
  4034.  
  4035.  
  4036.  
  4037.              button.  If the cursor is on a button and you press ENTER, the
  4038.              button is pressed.
  4039.  
  4040.              If you select the second choice, the ENTER key will work the
  4041.              same way it works in Windows.  Pressing ENTER in a Windows
  4042.              dialog box is always the same as pressing the OK button. 
  4043.              Instead of using ENTER to get from one item to the next,
  4044.              Windows users have to use TAB or the mouse.  If you prefer
  4045.              this, choose the "Select OK button" option.
  4046.  
  4047.           User Name
  4048.              Enter your name here if you will be using dtSearch on a
  4049.              network.
  4050.  
  4051.  
  4052.  
  4053.  
  4054.  
  4055.  
  4056.  
  4057.  
  4058.  
  4059.  
  4060.  
  4061.  
  4062.  
  4063.  
  4064.  
  4065.  
  4066.  
  4067.  
  4068.  
  4069.  
  4070.  
  4071.  
  4072.  
  4073.  
  4074.  
  4075.  
  4076.  
  4077.  
  4078.  
  4079.  
  4080.  
  4081.  
  4082.  
  4083.  
  4084.  
  4085.  
  4086.  
  4087.  
  4088.  
  4089.  
  4090.           68                                         dtSearch User's Manual
  4091.  
  4092.  
  4093.  
  4094.  
  4095.           12.   Alphabet Customization
  4096.  
  4097.              a. Introduction
  4098.  
  4099.              dtSearch includes a utility called ALPHABET.EXE that allows
  4100.           you to customize dtSearch to work with character sets other than
  4101.           U.S. English.  ALPHABET works by editing tables that dtSearch
  4102.           uses to process text.  ALPHABET is very flexible and allows you
  4103.           not only to designate characters as searchable or not searchable,
  4104.           but also to specify what the rules are for capitalization and for
  4105.           converting between accented and unaccented characters.
  4106.  
  4107.              Most users should never have to use ALPHABET since they can
  4108.           work with the default alphabet file.  Unless you are using non-
  4109.           English text and need to customize the handling of accents,
  4110.           umlauts, etc., there is no reason for you to bother with
  4111.           ALPHABET.
  4112.  
  4113.              If you do need to use ALPHABET to customize character set
  4114.           information for your system, please read the entire manual
  4115.           chapter on the ALPHABET utility you begin, especially if you have
  4116.           WordPerfect (you may save a lot of time by doing this).
  4117.  
  4118.              To customize the way dtSearch handles characters, first set up
  4119.           a new alphabet file using ALPHABET and then choose Alphabet in
  4120.           the Options menu in dtSearch to make dtSearch use the new
  4121.           alphabet.
  4122.  
  4123.              b. Alphabet Files
  4124.  
  4125.              An alphabet file contains two tables: an alphabet and a
  4126.           WordPerfect table.  The alphabet contains general information
  4127.           about each character (whether it is a letter, space, hyphen, or
  4128.           ignore character, whether it has an accent or is lower case, and
  4129.           the unaccented and upper case equivalent).  The WordPerfect table
  4130.           contains the conversion table for WordPerfect characters.  Both
  4131.           of these are described in more detail below.
  4132.  
  4133.           Note:  dtSearch can only use one alphabet file at a time.  If you
  4134.           change the alphabet file after indexing some documents, you
  4135.           should delete the index and rebuild it since it will no longer be
  4136.           valid with the modified alphabet file.
  4137.  
  4138.              c. Character Types
  4139.  
  4140.              Every IBM PC compatible computer uses a character set
  4141.           containing 256 letters and symbols.  The first 128 characters in
  4142.           the set (numbered from 0 to 127) are called the ASCII character
  4143.           set and are the same for all PCs.  The 128 ASCII characters
  4144.  
  4145.  
  4146.  
  4147.                                                                          69
  4148.  
  4149.  
  4150.  
  4151.           include the letters of the English alphabet (a-z and A-Z), the
  4152.           digits (0-9), punctuation, and certain other characters.
  4153.  
  4154.              The other 128 characters (numbered from 128 to 255) differ
  4155.           from one PC to another, depending on the language that the PC is
  4156.           set up to use.  For example, on one PC, character number 150
  4157.           might be an accented "e," while on another it could be an "O"
  4158.           with two dots above it.
  4159.  
  4160.              A dtSearch alphabet table classifies each character into one
  4161.           of four types: "letter," "space," "hyphen," and "ignore."
  4162.  
  4163.           letter   A "letter" is any character that you want to be able to
  4164.                    search for.  All of the characters in the alphabet (a-z
  4165.                    and (A-Z) and all of the digits (0-9) should be
  4166.                    classified as letters.
  4167.  
  4168.           space    A space is any character that you want to cause a word
  4169.                    break.  For example, if you classify the period (".") as
  4170.                    a "space" character, then dtSearch would process
  4171.                    "U.S.A." as three separate words: "U" "S" and "A".
  4172.  
  4173.           hyphen   A hyphen causes special handling of the words
  4174.                    surrounding it.  Usually only two characters get
  4175.                    classified as "hyphen": the ASCII hyphen ("-") and the
  4176.                    underscore ("_").  dtSearch indexes a hyphenated word as
  4177.                    four different words to cover all possible ways to
  4178.                    search for the word.  "Full-text" would be indexed as
  4179.                    "full," "text," "fulltext," and "full-text."
  4180.  
  4181.           ignore   An ignored character is disregarded in processing text. 
  4182.                    If you classify the period as "ignore" instead of
  4183.                    "space," then dtSearch would process "U.S.A." as one
  4184.                    word: "USA".
  4185.  
  4186.              d. The Windows Character Set
  4187.  
  4188.              Microsoft Windows uses its own character set, called the
  4189.           "ANSI" character set.  Certain Windows word processors, such as
  4190.           Lotus Ami Pro, use the ANSI character set rather than the ASCII
  4191.           character set for storing text.  dtSearch handles ANSI characters
  4192.           in documents by converting them to their ASCII equivalents.
  4193.  
  4194.              The default table dtSearch uses to convert documents using the
  4195.           ANSI character set is in a file called ANSI.DAT, which is
  4196.           included with dtSearch.  If you are working with non-English
  4197.           language text in Windows-based word processors, you will probably
  4198.           want to generate an ANSI.DAT table customized for your system. 
  4199.           To do this, remove ANSI.DAT from your dtSearch directory and then
  4200.           run dtSearch for Windows.  dtSearch for Windows will see that
  4201.  
  4202.  
  4203.  
  4204.           70                                         dtSearch User's Manual
  4205.  
  4206.  
  4207.  
  4208.           ANSI.DAT is missing and generate a new copy of the file using
  4209.           information supplied by Windows.
  4210.  
  4211.              e. Letter Types
  4212.  
  4213.              dtSearch alphabet tables store additional information about
  4214.           characters that are classified as letters.  The table will
  4215.           indicate which letters are upper and lower case, and it will also
  4216.           indicate which letters have accents.  For lower case letters, the
  4217.           table will contain an upper case equivalent.  For accented
  4218.           letters, the table will contain an unaccented equivalent.
  4219.  
  4220.              dtSearch uses these equivalents when you build an index or do
  4221.           a search.  When you create an index, you can specify whether you
  4222.           want the index to be "case insensitive" and whether you want it
  4223.           to be "accent insensitive."  A case insensitive index converts
  4224.           all text to upper case in the index, so that "Apple," "apple" and
  4225.           "ApPlE"  would all be treated the same as "APPLE."  If an index
  4226.           is case sensitive, "Apple," "apple," and "APPLE" would be
  4227.           regarded as three different words.  If you are working with
  4228.           normal text, a case-sensitive index would be a very bad idea
  4229.           since, when you enter a search for "apple," you would generally
  4230.           not want to miss a document containing "Apple."  Case sensitive
  4231.           indexes may be useful, however, for programmers indexing program
  4232.           code.
  4233.  
  4234.              Similarly, an "accent insensitive" index strips the accents
  4235.           from text in the index, so that letters with cedillas, tildes,
  4236.           etc. are converted to their unaccented equivalents.  It is
  4237.           generally best to make indexes accent insensitive since this
  4238.           minimizes the chance that you will miss retrieving a document
  4239.           because of a forgotten accent.
  4240.  
  4241.              f. WordPerfect Conversion Tables
  4242.  
  4243.              WordPerfect documents can contain special characters from one
  4244.           of twelve different WordPerfect character sets.  This allows
  4245.           WordPerfect documents to contain characters, like accented
  4246.           letters, mathematical symbols, and Greek letters, that are not in
  4247.           the basic ASCII character set.
  4248.  
  4249.              WordPerfect defines over 1500 special characters, which are
  4250.           divided into groups of up to 250 characters each.  The groups are
  4251.           called "Character Sets."  The WordPerfect character sets are: 
  4252.           Ascii, Multinational 1 (accents and accented letters),
  4253.           Multinational 2 (more accents), Box Drawing, Typographic Symbols,
  4254.           Iconic Symbols, Math/Scientific, Math/Scientific Extension,
  4255.           Greek, Hebrew, Cyrillic, Hiragana and Katakana, and User Defined. 
  4256.           Take a look at the appendix of your WordPerfect manual to see
  4257.           what the character sets look like.
  4258.  
  4259.  
  4260.  
  4261.                                                                          71
  4262.  
  4263.  
  4264.  
  4265.              To handle WordPerfect characters, dtSearch needs to be able to
  4266.           tell how each WordPerfect character should be displayed on your
  4267.           system.  To do this, dtSearch uses a conversion table that allows
  4268.           you to specify how you want each of the WordPerfect special
  4269.           characters to be indexed and displayed in dtSearch.  This
  4270.           conversion table is separate from the alphabet table described
  4271.           above.  When dtSearch encounters a WordPerfect special character,
  4272.           it first uses the WordPerfect conversion table to determine what
  4273.           the character means, and then uses the alphabet table to
  4274.           determine how the character should be indexed.  For example, if
  4275.           dtSearch finds character number 62 from WordPerfect character set
  4276.           1 in a document, it will look it up in the table and see that
  4277.           this corresponds to an "O" with two dots over it.  It will then
  4278.           look in the alphabet table to determine whether this character is
  4279.           a letter, whether it is upper or lower case, and whether it has
  4280.           an accent.
  4281.  
  4282.              g. Creating an Alphabet File
  4283.  
  4284.              The ALPHABET utility contains three top-level menus: File,
  4285.           Alphabet, and WordPerfect. The File menu allows you to open,
  4286.           close, save, or rename an alphabet file.  Once you have opened a
  4287.           file, you can use the Alphabet menu to modify the alphabet or use
  4288.           the WordPerfect menu to modify the WordPerfect table.
  4289.  
  4290.                                  Editing the Alphabet
  4291.  
  4292.              When you open an alphabet file, a window will appear on the
  4293.           screen that allows you to edit the alphabet in the file. 
  4294.           Characters are divided into seven groups:  upper-case letters,
  4295.           lower-case letters, accented upper-case letters, unaccented
  4296.           lower-case letters, spaces, hyphens, and ignored characters.
  4297.  
  4298.              To modify the characteristics of a character, move the cursor
  4299.           to it (or click the mouse on it).  A dialog box will appear
  4300.           allowing you to specify the following:
  4301.  
  4302.           ∙  Whether the character is a letter, space, hyphen, or ignored
  4303.              character.
  4304.  
  4305.           ∙  Whether the character is lower case or accented.
  4306.  
  4307.           ∙  If the character is lower case or accented, what the upper
  4308.              case and unaccented equivalents would be for the character.
  4309.  
  4310.                                Set Alphabet to Default
  4311.  
  4312.              If you select "Set to default" in the Alphabet menu, ALPHABET
  4313.           will generate the default DOS alphabet for your computer.  Since
  4314.           DOS does not know whether a character is accented or not, most
  4315.           accented letters will be classified as unaccented in the default
  4316.  
  4317.  
  4318.           72                                         dtSearch User's Manual
  4319.  
  4320.  
  4321.  
  4322.           alphabet.  If you want dtSearch to be able to correctly handle
  4323.           accent-insensitive indexes, you will need to edit the resulting
  4324.           alphabet to include information about accents.
  4325.  
  4326.                               Generate using WordPerfect
  4327.  
  4328.              This option is somewhat complicated to use, but it provides a
  4329.           very powerful shortcut to customizing an alphabet for your
  4330.           system.  WordPerfect includes a file called CHARACTR.DOC, which
  4331.           lists every character in the WordPerfect character set.  This
  4332.           file is in WordPerfect format and you can edit it like any other
  4333.           WordPerfect document.  To generate an alphabet using WordPerfect,
  4334.           you would do the following:
  4335.  
  4336.           1. Retrieve CHARACTR.DOC into WordPerfect.
  4337.  
  4338.           2. Press CTRL-F5 ("Text In/Out"), 1 ("DOS Text"), 1 ("Save"). 
  4339.              This will allow you to save CHARACTR.DOC in DOS Text format.
  4340.  
  4341.           3. Enter a name that is not the same as CHARACTER.DOC.  Call it
  4342.              something else, like "CHARS.TXT".  (Otherwise you will
  4343.              overwrite your existing CHARACTR.DOC file.)
  4344.  
  4345.           4. Exit WordPerfect.  Do NOT save the file. (You have already
  4346.              saved it in CHARS.TXT as a DOS Text file.)
  4347.  
  4348.           5. Run ALPHABET and open a file for the alphabet you want to
  4349.              create.
  4350.  
  4351.           6. Choose Generate using WordPerfect in the Alphabet menu and,
  4352.              under File to generate from, enter the name of the file you
  4353.              just created (i.e., CHARS.TXT).  ALPHABET will analyze the
  4354.              CHARS.TXT file and produce an alphabet for your system based
  4355.              on the file.
  4356.  
  4357.              How does this work?  When WordPerfect saves a file in DOS Text
  4358.           format, it converts the WordPerfect special characters in the
  4359.           file to the appropriate equivalent characters for the your
  4360.           computer.  Thus, the resulting CHARS.TXT file is a table showing,
  4361.           for each of the special WordPerfect characters, what the is
  4362.           equivalent character on your computer.  ALPHABET knows how to
  4363.           read this table and use it to deduce which characters on your
  4364.           computer are letters, accented letters, upper case letters, etc. 
  4365.           The resulting alphabet is usually very close to what you will
  4366.           want (there may be one or two misplaced characters, which you can
  4367.           clean up by hand).
  4368.  
  4369.  
  4370.  
  4371.  
  4372.  
  4373.  
  4374.  
  4375.                                                                          73
  4376.  
  4377.  
  4378.  
  4379.                                Generate printable chart
  4380.  
  4381.              This command simply generates a printable chart listing
  4382.           information about each character in an alphabet.  This is useful
  4383.           if you want to keep a record of the changes you have made.
  4384.  
  4385.              h. Creating a WordPerfect Character Table
  4386.  
  4387.              The ALPHABET utility allows you to modify the way dtSearch
  4388.           treats special characters in WordPerfect documents by editing the
  4389.           WordPerfect character conversion table in an alphabet file.  Note
  4390.           that the WordPerfect character table is separate from the
  4391.           alphabet table described above.  Changes to the WordPerfect
  4392.           character table do not affect the alphabet settings (i.e., which
  4393.           characters are "letters," "ignore," etc.).
  4394.  
  4395.              To modify the WordPerfect character conversion table in an
  4396.           alphabet file, you must first open an alphabet file in the
  4397.           ALPHABET utility.  (Choose Open in the File menu.)  Then choose
  4398.           Edit Character Sets in the WordPerfect menu to edit the
  4399.           WordPerfect character conversion table.  A dialog box will appear
  4400.           with a list of the WordPerfect character sets on the bottom and a
  4401.           chart showing the currently selected set on the top.
  4402.  
  4403.              The chart showing the currently selected character set is
  4404.           drawn in exactly the same format used in the appendix of the
  4405.           WordPerfect manual, so you can easily compare the appearance of
  4406.           the characters on the screen with the chart in the manual. 
  4407.           Characters that ALPHABET does not know how to display on your
  4408.           system will appear as a question mark ("?").
  4409.  
  4410.              To see one of the character sets, press TAB to get into the
  4411.           list of character sets and then use the cursor to select the one
  4412.           you want, or just click on the name of the character set you want
  4413.           with the mouse.  The chart will display the character set you
  4414.           have selected.
  4415.  
  4416.              To change the appearance of a character, move the cursor to it
  4417.           and press ENTER, or click on the character with the mouse.  A
  4418.           dialog box will appear that will allow you to select a character
  4419.           to be used to represent the WordPerfect character you selected.
  4420.  
  4421.              At any time, you may restore the default values for the
  4422.           WordPerfect Conversion table by pressing the "Restore Default"
  4423.           button in the dialog box.  Any changes you have made will be
  4424.           lost.
  4425.  
  4426.              As with alphabet customization, ALPHABET provides a powerful
  4427.           shortcut to customizing the WordPerfect table for your system,
  4428.           again using the WordPerfect CHARACTR.DOC file.  Follow the
  4429.  
  4430.  
  4431.  
  4432.           74                                         dtSearch User's Manual
  4433.  
  4434.  
  4435.  
  4436.           procedure described above to create a CHARS.TXT file, and then do
  4437.           the following:
  4438.  
  4439.           1. In the WordPerfect menu, choose Edit Character Sets.
  4440.  
  4441.           2. Choose Generate in the WordPerfect Character Tables dialog
  4442.              box.
  4443.  
  4444.           3. A dialog box will appear asking for the name of the file to
  4445.              generate from.  Enter the name of the CHARS.TXT file you
  4446.              created.  ALPHABET will deduce from the table in CHARS.TXT how
  4447.              each member of the WordPerfect character set should appear on
  4448.              your system.
  4449.  
  4450.              After you have modified the WordPerfect table you can test it
  4451.           by viewing the CHARACTR.DOC file in dtSearch.
  4452.  
  4453.  
  4454.  
  4455.  
  4456.  
  4457.  
  4458.  
  4459.  
  4460.  
  4461.  
  4462.  
  4463.  
  4464.  
  4465.  
  4466.  
  4467.  
  4468.  
  4469.  
  4470.  
  4471.  
  4472.  
  4473.  
  4474.  
  4475.  
  4476.  
  4477.  
  4478.  
  4479.  
  4480.  
  4481.  
  4482.  
  4483.  
  4484.  
  4485.  
  4486.  
  4487.  
  4488.  
  4489.                                                                          75
  4490.  
  4491.  
  4492.  
  4493.  
  4494.  
  4495.  
  4496.  
  4497.  
  4498.  
  4499.  
  4500.  
  4501.  
  4502.  
  4503.  
  4504.  
  4505.  
  4506.  
  4507.  
  4508.  
  4509.  
  4510.  
  4511.  
  4512.  
  4513.  
  4514.  
  4515.  
  4516.  
  4517.  
  4518.  
  4519.  
  4520.  
  4521.  
  4522.  
  4523.  
  4524.  
  4525.  
  4526.  
  4527.  
  4528.  
  4529.  
  4530.  
  4531.  
  4532.  
  4533.  
  4534.  
  4535.  
  4536.  
  4537.  
  4538.  
  4539.  
  4540.  
  4541.  
  4542.  
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.           76                                         dtSearch User's Manual
  4547.  
  4548.  
  4549.  
  4550.  
  4551.           13.   Using dtSearch on a Network
  4552.  
  4553.              dtSearch can use network drives and supports multiuser access
  4554.           to indexes stored on networks.  If an index is stored on a
  4555.           network drive, any user who has write access to the directory
  4556.           containing the index will be able to update the index in
  4557.           dtSearch.  Any user who has read access to the index will be able
  4558.           to search the index or perform other functions (such as Verify
  4559.           Index and Copy Index) that do not require write access.
  4560.  
  4561.              Multiuser access is permitted only when no one is modifying an
  4562.           index.  If one user is updating or compressing an index, other
  4563.           users will be locked out.  A message "User XXXX is updating
  4564.           index" will appear when a user attempts to gain access to an
  4565.           index that is being updated.  (The name of the user comes from
  4566.           the "User name" option in the Options menu.)
  4567.  
  4568.              Write access to shared indexes should be limited as much as
  4569.           possible, preferably to one or two users.  This will minimize
  4570.           locking out of other users while the index is being updated and
  4571.           will also protect the shared indexes against accidental erasure. 
  4572.           Write and read access to shared indexes is controlled completely
  4573.           by the network's access permission settings.
  4574.  
  4575.              Each user on a network who will be using dtSearch needs to
  4576.           have his or her own copy of the program.
  4577.  
  4578.  
  4579.  
  4580.  
  4581.  
  4582.  
  4583.  
  4584.  
  4585.  
  4586.  
  4587.  
  4588.  
  4589.  
  4590.  
  4591.  
  4592.  
  4593.  
  4594.  
  4595.  
  4596.  
  4597.  
  4598.  
  4599.  
  4600.  
  4601.  
  4602.  
  4603.                                                                          77
  4604.  
  4605.  
  4606.  
  4607.  
  4608.  
  4609.  
  4610.  
  4611.  
  4612.  
  4613.  
  4614.  
  4615.  
  4616.  
  4617.  
  4618.  
  4619.  
  4620.  
  4621.  
  4622.  
  4623.  
  4624.  
  4625.  
  4626.  
  4627.  
  4628.  
  4629.  
  4630.  
  4631.  
  4632.  
  4633.  
  4634.  
  4635.  
  4636.  
  4637.  
  4638.  
  4639.  
  4640.  
  4641.  
  4642.  
  4643.  
  4644.  
  4645.  
  4646.  
  4647.  
  4648.  
  4649.  
  4650.  
  4651.  
  4652.  
  4653.  
  4654.  
  4655.  
  4656.  
  4657.  
  4658.  
  4659.  
  4660.           78                                         dtSearch User's Manual
  4661.  
  4662.  
  4663.  
  4664.  
  4665.           14.   Program Limits and Requirements
  4666.  
  4667.           1.  Program limits:  Indexes
  4668.              ∙  A single index may contain up to 15,000 documents.  There
  4669.                 is no limit on the number of indexes you can have.
  4670.              ∙  A single document may contain up to 64,000 words (about 300
  4671.                 double-spaced pages).
  4672.              ∙  An index library can hold up to 25 indexes, and there is no
  4673.                 limit on the number of index libraries you can create.
  4674.              ∙  A noise word list can hold up to 200 words.  Words after
  4675.                 the 200th word in a list will be disregarded.
  4676.  
  4677.           2.  Program limits:  Searches
  4678.              ∙  A search word can be up to 32 letters long.
  4679.              ∙  A search request can be up to 180 characters long.
  4680.              ∙  You can have up to 25 macro definitions.
  4681.  
  4682.           3.  System requirements:
  4683.              ∙  dtSearch for DOS will run on an IBM-compatible computer
  4684.                 with at least 384k of memory available, a hard disk, and
  4685.                 DOS version 3.3 or higher.  However, at least 512k of
  4686.                 memory is recommended to run dtSearch.  (With less memory,
  4687.                 you may be unable to execute certain complex searches.)
  4688.              ∙  dtSearch for Windows requires Windows version 3.1.  It will
  4689.                 not run under Windows version 3.0.
  4690.              ∙  dtSearch can use network drives and supports multiuser
  4691.                 access to indexes stored on network drives.
  4692.  
  4693.           4.  Document Types
  4694.              dtSearch can read, search, and index documents in the
  4695.              following formats:
  4696.              ∙  Ami Pro
  4697.              ∙  ASCII or DOS Text
  4698.              ∙  Microsoft Works
  4699.              ∙  Microsoft Word through version 5.5
  4700.              ∙  Microsoft Word for Windows through version 2.0
  4701.              ∙  Microsoft Rich Text Format
  4702.              ∙  Multimate Advantage II
  4703.              ∙  Multimate version 4
  4704.              ∙  WordPerfect 4.2, 5.0, and 5.1
  4705.              ∙  WordPerfect 5.1 and 5.2 for Windows
  4706.              ∙  WordStar through version 6
  4707.              ∙  WordStar 2000
  4708.  
  4709.  
  4710.  
  4711.  
  4712.  
  4713.  
  4714.  
  4715.  
  4716.  
  4717.                                                                          79
  4718.  
  4719.  
  4720.  
  4721.  
  4722.  
  4723.  
  4724.  
  4725.  
  4726.  
  4727.  
  4728.  
  4729.  
  4730.  
  4731.  
  4732.  
  4733.  
  4734.  
  4735.  
  4736.  
  4737.  
  4738.  
  4739.  
  4740.  
  4741.  
  4742.  
  4743.  
  4744.  
  4745.  
  4746.  
  4747.  
  4748.  
  4749.  
  4750.  
  4751.  
  4752.  
  4753.  
  4754.  
  4755.  
  4756.  
  4757.  
  4758.  
  4759.  
  4760.  
  4761.  
  4762.  
  4763.  
  4764.  
  4765.  
  4766.  
  4767.  
  4768.  
  4769.  
  4770.  
  4771.  
  4772.  
  4773.  
  4774.           80                                         dtSearch User's Manual
  4775.  
  4776.  
  4777.  
  4778.  
  4779.           15.   Error and Other Messages
  4780.  
  4781.           "Application table is full"
  4782.  
  4783.              You can define up to 7 applications in dtSearch.  If you
  4784.              attempt to add more, this message will appear.
  4785.  
  4786.           "Cannot copy an index onto itself"
  4787.  
  4788.              You have asked dtSearch to copy an index, and either (1) the
  4789.              directory to copy it to is the same as the directory the index
  4790.              currently occupies, or (2) the name of the index to copy is
  4791.              the same as the new name for the copied index.  When you copy
  4792.              an index, the name and directory for the new index must be
  4793.              different from the name and directory of the existing index.
  4794.  
  4795.           "Cannot overwrite protected file type"
  4796.  
  4797.              This message will appear if you attempt to use Edit File to
  4798.              edit a document that dtSearch recognizes as a word processing
  4799.              document.  To protect against accidental destruction of
  4800.              original documents, dtSearch considers all files with special
  4801.              formatting codes that it recognizes (such as WordPerfect
  4802.              files) to be "protected."  dtSearch will not overwrite such
  4803.              files.
  4804.  
  4805.           "Directory xxx already contains index yyy"
  4806.  
  4807.              A directory can only hold one index.  If you try to use Create
  4808.              Index to create a second index using the same directory name,
  4809.              this message will appear.
  4810.  
  4811.           "Error launching application"
  4812.  
  4813.              dtSearch tried to execute a program and the program returned
  4814.              an error code.  This means that something when wrong in the
  4815.              launched program.
  4816.  
  4817.           "Error(s) in search request -- CONTAINS without a TO"
  4818.  
  4819.              A segment search has the form beginning TO end CONTAINS
  4820.              contents.  The beginning TO end part defines where dtSearch
  4821.              should search, and the contents part is what dtSearch should
  4822.              look for.  If you leave out the "TO" part, dtSearch has no way
  4823.              to know what the segment to be searched is.
  4824.  
  4825.           "Error(s) in search request -- Illegal use of the TO connector"
  4826.  
  4827.              The TO connector is used to define a segment for a segment
  4828.              search.  The format for a segment definition is beginning TO
  4829.  
  4830.  
  4831.                                                                          81
  4832.  
  4833.  
  4834.  
  4835.              end, where beginning marks the beginning of the segment and
  4836.              end marks the end.  Both parts of the segment definition may
  4837.              consist only of words, phrases, and the OR connector -- other
  4838.              connectors are not permitted in segment definitions.  Thus,
  4839.              "(apple or pear) to (grape or fish)" is legal; "(apple and
  4840.              pear) to (grape or fish)" is not.
  4841.  
  4842.           "Error(s) in search request -- Illegal use of W/N connector"
  4843.  
  4844.              Some search requests using the W/N connector are ambiguous or
  4845.              impossible to evaluate.  See the manual section on the W/N
  4846.              connector for more details.
  4847.  
  4848.           "Error(s) in search request -- Invalid date"
  4849.  
  4850.              dtSearch will display this message if it finds XDATE in a
  4851.              search request without a valid date after it.  Likely causes
  4852.              of this error are a misspelled month, a missing year, or a
  4853.              missing BEFORE, AFTER, or IS connector.  A valid date search
  4854.              looks like one of the following:
  4855.                 XDATE IS date
  4856.                 XDATE BEFORE date
  4857.                 XDATE AFTER date
  4858.  
  4859.           "Error(s) in search request -- Missing words"
  4860.  
  4861.              This message appears when you have left one or more words out
  4862.              of a search request.  Example: "apple and pear and"
  4863.  
  4864.           "Error(s) in search request -- Parentheses do not balance"
  4865.  
  4866.              This just means that you have left out an opening or
  4867.              closing parenthesis in a search request.
  4868.  
  4869.           "Error reading WordPerfect file"
  4870.  
  4871.              WordPerfect files occasionally become corrupted due to disk
  4872.              problems or WordPerfect bugs.  When dtSearch reads a
  4873.              WordPerfect document, it checks for errors in the file and
  4874.              displays this message if it finds any.  Note:  You can
  4875.              generally fix a corrupted WordPerfect document by (1) getting
  4876.              the most recent release of WordPerfect and (2) retrieving the
  4877.              document into WordPerfect, scrolling to the end of the file,
  4878.              and saving it.
  4879.  
  4880.           "Error running script"
  4881.  
  4882.              This message will appear after you have executed a batch
  4883.              script and errors occurred.  Check the log file created during
  4884.              execution of the script to see what happened.  (The log file
  4885.  
  4886.  
  4887.  
  4888.           82                                         dtSearch User's Manual
  4889.  
  4890.  
  4891.  
  4892.              will have the same name as the script file but it will end in
  4893.              ".LOG".)
  4894.  
  4895.           "File xxx has more than 64,000 words"
  4896.  
  4897.              dtSearch cannot index more than 64,000 words in a single file. 
  4898.              This message will appear if a file exceeds the 64,000 word
  4899.              limit.  To turn off this warning message, choose Preferences
  4900.              in the Options menu and uncheck the box next to Warn if file
  4901.              is too long.
  4902.  
  4903.           "File xxx is not a script file"
  4904.  
  4905.              You have attempted to execute a file using the /SCRIPT option,
  4906.              and dtSearch determined that the file was not a batch script. 
  4907.              All dtSearch batch scripts must begin with the words "DTSEARCH
  4908.              SCRIPT."
  4909.  
  4910.           "Index already exists"
  4911.  
  4912.              If you try to create an index that already exists in a
  4913.              different directory, this message will appear.  If you are
  4914.              trying to create a new index, try using a different name for
  4915.              the new index, or (if you do not want the old index) deleting
  4916.              the old index.  If you are trying to re-create an existing
  4917.              index, make sure the directory you have selected is the same
  4918.              one that you used to create the original index.
  4919.  
  4920.           "Index has version 1.x format"
  4921.  
  4922.              You have asked dtSearch 2.0 to search or update an index
  4923.              created by dtSearch version 1.0, 1.1, 1.11, or 1.12.  dtSearch
  4924.              2.0 cannot use these indexes.
  4925.  
  4926.           "Index is full"
  4927.  
  4928.              An index can hold up to 15,000 documents.  If you try to add
  4929.              more than 15,000 documents to an index, you will get this
  4930.              message.  (You can still reindex documents already in the
  4931.              index.)
  4932.  
  4933.              Even if you have less than 15,000 documents, you may still get
  4934.              this message if you have reindexed some documents without
  4935.              compressing the index.  When you reindex a document, dtSearch
  4936.              adds information about the new document to the index but does
  4937.              not remove information about the earlier version.  For
  4938.              example, if you have 10,000 documents in an index and you
  4939.              reindex them several times without compressing the index, you
  4940.              may get an "Index is full" message because the index will
  4941.              still contain information about obsolete versions of the
  4942.              documents.  If you want to see how many obsolete documents are
  4943.  
  4944.  
  4945.                                                                          83
  4946.  
  4947.  
  4948.  
  4949.              stored in an index, use the "Index Information" option in the
  4950.              Index menu.  Use Compress to clean obsolete documents from
  4951.              your index.
  4952.  
  4953.           "Index library is full"
  4954.  
  4955.              An index library can hold a maximum of 25 indexes.  If you try
  4956.              to create, copy, or recognize an index when you have reached
  4957.              this limit, you will get this error message.  Try either
  4958.              deleting any indexes that you do not need, or creating a new
  4959.              index library to use for the new index.
  4960.  
  4961.           "Index too large to fit on drive"
  4962.  
  4963.              You have asked dtSearch to copy an index and there is not
  4964.              enough space for the index on the drive where it is to be
  4965.              copied.
  4966.  
  4967.           "Invalid disk drive"
  4968.  
  4969.              This means that you have asked dtSearch to access a disk drive
  4970.              that does not exist on your computer.
  4971.  
  4972.           "Macro is circular"
  4973.  
  4974.              A circular macro is one that references itself, directly or
  4975.              through other macros.  Such a macro would expand infinitely if
  4976.              used in a search request.
  4977.  
  4978.           "Macro not found"
  4979.  
  4980.              dtSearch assumes that any search term beginning with the "@"
  4981.              character is a macro name.  If it does not find a macro with
  4982.              this name, this message appears.
  4983.  
  4984.           "Missing file"
  4985.  
  4986.              One of the files that dtSearch needs is missing.  Try re-
  4987.              installing dtSearch to restore the missing file.
  4988.  
  4989.           "No application to launch"
  4990.  
  4991.              You have tried to "launch" an application with a file, and
  4992.              dtSearch was unable to match the file with an application. 
  4993.              When you launch an application with a file, dtSearch checks
  4994.              the type and name of the file you launched against the
  4995.              applications you set up in your applications table.  If
  4996.              dtSearch cannot find a match, this message will appear.  Try
  4997.              checking the application you intended to launch by choosing
  4998.              Applications in the Options menu to make sure the application
  4999.              was set up correctly.
  5000.  
  5001.  
  5002.           84                                         dtSearch User's Manual
  5003.  
  5004.  
  5005.  
  5006.           "No files retrieved"
  5007.  
  5008.              Your search did not retrieve any documents.
  5009.  
  5010.           "No files to index"
  5011.  
  5012.              This means that you tried to add some documents to an index,
  5013.              but either you did not specify any files to be added or all of
  5014.              the files were already in the index.
  5015.  
  5016.           "Noise word used in search request"
  5017.  
  5018.              A noise word is a word like "the" or "if" that is so common
  5019.              that it is not useful in searching.  This message will appear
  5020.              if one of the words in a search request is a noise word in the
  5021.              index you are searching.  See the manual section on noise
  5022.              words for more information.
  5023.  
  5024.           "Not enough memory"
  5025.  
  5026.              dtSearch did not have enough memory to perform a requested
  5027.              action.  If you have a relatively small amount of memory
  5028.              available, you may get this message when you try to do a
  5029.              search or update an index while you are viewing documents or
  5030.              search results on the screen.  Here are some steps to try if
  5031.              you get this message:
  5032.  
  5033.              ∙  Close all document windows.
  5034.              ∙  If this message appears while doing a search, try
  5035.                 simplifying the search request.
  5036.              ∙  Remove some memory-resident programs to free more memory
  5037.                 for dtSearch to use.
  5038.              ∙  Run dtSearch using the /LM1 ("low memory mode") or /LM2
  5039.                 ("very low memory mode") switch.
  5040.  
  5041.           "Not enough space to compress or update index"
  5042.  
  5043.              dtSearch did not find enough disk space available to update or
  5044.              compress an index.  dtSearch requires free space of about one-
  5045.              third the size of a group of files to index those files.  To
  5046.              compress an index, dtSearch requires free space at least equal
  5047.              to the size of the index to be compressed.  If you get this
  5048.              message, try removing some files from the disk or moving the
  5049.              index to a disk drive with more space available.  Also, try
  5050.              indexing smaller groups of files.
  5051.  
  5052.           "Not found"
  5053.  
  5054.              You have used Find (F2) to search for text in a document, and
  5055.              the text was not found.
  5056.  
  5057.  
  5058.  
  5059.                                                                          85
  5060.  
  5061.  
  5062.  
  5063.           "Printer error"
  5064.           "Printer out of paper"
  5065.           "Printer not responding"
  5066.           "Printer not selected"
  5067.           "Printer timeout"
  5068.  
  5069.              The printer did not respond correctly when dtSearch tried to
  5070.              print something.  Check the cables and make sure the printer
  5071.              is turned on, selected, has paper in it, and is not jammed. 
  5072.              dtSearch reports the problem that DOS told it about, but
  5073.              sometimes either the printer or DOS does not report the
  5074.              problem correctly.  For example, you may get a "Printer out of
  5075.              paper" error message when the printer is not turned on.
  5076.  
  5077.           "Search request is too long"
  5078.  
  5079.              It is possible, using macros, to generate search requests
  5080.              longer than the 180-character maximum.  When this happens, you
  5081.              will get a "Search request is too long" error message.
  5082.  
  5083.           "To create an index, you must enter a name for the index"
  5084.  
  5085.              You have used Create Index to create a new index and did not
  5086.              enter a name for the index.
  5087.  
  5088.           "Too many files retrieved -- search halted"
  5089.  
  5090.              By default, dtSearch will halt a search after 99 files have
  5091.              been retrieved.  If you would like to change this number,
  5092.              choose Preferences in the Options menu and change the value
  5093.              for Search limit.
  5094.  
  5095.           "Too many words retrieved in index"
  5096.  
  5097.              Your search request contained extremely broad search terms,
  5098.              such as "(r* w/5 s*) and t*," that matched several hundred
  5099.              words in an index.  Try using more specific search terms.
  5100.  
  5101.           "Unable to access drive"
  5102.  
  5103.              You have asked dtSearch to access a disk drive and there is
  5104.              some problem with the disk drive.  If you were trying to
  5105.              access a floppy disk drive, make sure that there is a disk in
  5106.              the drive, that the disk is correctly inserted, and that the
  5107.              drive latch is closed.  If you were trying to access a hard
  5108.              disk drive, the drive you requested may not exist or there may
  5109.              be a problem with your hard disk.
  5110.  
  5111.  
  5112.  
  5113.  
  5114.  
  5115.  
  5116.           86                                         dtSearch User's Manual
  5117.  
  5118.  
  5119.  
  5120.           "Unable to access ..."
  5121.           "Unable to read ..."
  5122.  
  5123.              dtSearch cannot find the file or directory you specified. 
  5124.              Check that the file or directory name is correct and that
  5125.              you are using the right disk or disk drive.
  5126.  
  5127.           "Unable to create ..."
  5128.           "Unable to write ..."
  5129.           "Unable to save ..."
  5130.  
  5131.              dtSearch cannot write to or create the file or directory you
  5132.              specified.  Check that the file or directory name is correct
  5133.              and that you are using the right disk or disk drive.  These
  5134.              messages may also appear when a disk is full.
  5135.  
  5136.           "Unable to access index"
  5137.  
  5138.              dtSearch was unable to find the index where it was supposed to
  5139.              be.  The most likely cause for this message is that part or
  5140.              all of the index was accidentally deleted or moved.
  5141.  
  5142.           "User XXXX is updating index"
  5143.  
  5144.              On a network, this message will appear when one user attempts
  5145.              to use an index while another user is updating it.  The
  5146.              message can also appear if dtSearch was interrupted abnormally
  5147.              while updating an index (e.g., if someone turned off the
  5148.              computer while building an index).  In the latter case, the
  5149.              index may be damaged.  Try running Verify Index to check for
  5150.              errors and delete and rebuild the index if Verify Index
  5151.              reports that the index is corrupted.
  5152.  
  5153.           "You must create an index before using this command"
  5154.  
  5155.              You have tried to execute a command that cannot be used unless
  5156.              you already have an index to work with.  Choose Create Index
  5157.              (Basic) in the Index menu to create an index.
  5158.  
  5159.           "You must have a document or search results window open to use
  5160.           this command"
  5161.  
  5162.              You have tried to use a command that works with one or more
  5163.              document or search results window (such as Print, Local Menu,
  5164.              Cascade Windows, or Tile Windows) and there are no windows
  5165.              currently open.
  5166.  
  5167.  
  5168.  
  5169.  
  5170.  
  5171.  
  5172.  
  5173.                                                                          87
  5174.  
  5175.  
  5176.  
  5177.  
  5178.  
  5179.  
  5180.  
  5181.  
  5182.  
  5183.  
  5184.  
  5185.  
  5186.  
  5187.  
  5188.  
  5189.  
  5190.  
  5191.  
  5192.  
  5193.  
  5194.  
  5195.  
  5196.  
  5197.  
  5198.  
  5199.  
  5200.  
  5201.  
  5202.  
  5203.  
  5204.  
  5205.  
  5206.  
  5207.  
  5208.  
  5209.  
  5210.  
  5211.  
  5212.  
  5213.  
  5214.  
  5215.  
  5216.  
  5217.  
  5218.  
  5219.  
  5220.  
  5221.  
  5222.  
  5223.  
  5224.  
  5225.  
  5226.  
  5227.  
  5228.  
  5229.  
  5230.           88                                         dtSearch User's Manual
  5231.  
  5232.  
  5233.  
  5234.  
  5235.           16.   Index
  5236.  
  5237.  
  5238.           /EXT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5239.           /LM1  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5240.           /LM2  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5241.           Adding Documents to an Index  . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  5242.           Adding Documents to an Index (Batch)  . . . . . . . . . . . .  51
  5243.           Alphabet Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  69
  5244.           ALPHABET Utility  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  69
  5245.           Alphabets
  5246.              Creating . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  72
  5247.              Letter Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  71
  5248.              Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  69
  5249.           AND Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  5250.           ANSI Character Set  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  70
  5251.           Applications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  61
  5252.           Applications Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  61
  5253.           Batch Mode
  5254.              Adding Documents to an Index . . . . . . . . . . . . . . .  51
  5255.              Compressing an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  5256.              Creating an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
  5257.              Reindexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  52
  5258.              Script Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50
  5259.              Searching an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  5260.           Batch Mode Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  49
  5261.           Binary Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  5262.           Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  5263.           Cascade Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  44, 45
  5264.           Checkboxes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  5265.           Combination Searches  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
  5266.           Compressing an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  5267.           Compressing an Index (Batch)  . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  5268.           CONTAINS connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  5269.           Copying an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  5270.           Copying Text  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45, 57
  5271.           Creating an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  5272.           Date Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  5273.           Deleting an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  5274.           Dialog Boxes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  5275.           Directories
  5276.              Selecting  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18, 37
  5277.           Displaying Search Results . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  5278.           DOS Shell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  59
  5279.           Error Messages  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  81
  5280.           EXT Switch  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5281.           File Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  5282.           File Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  5283.           File Types  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  66
  5284.           Filename Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  5285.  
  5286.  
  5287.                                                                          89
  5288.  
  5289.  
  5290.  
  5291.           Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  5292.           Find Hit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  5293.           Find Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  5294.           Help  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13, 14
  5295.           How to Use Help
  5296.              DOS Version  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  5297.              Windows Version  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
  5298.           Index Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  5299.           Index Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20, 25
  5300.           Index Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  5301.           Index Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  5302.           Indexed Search (Batch)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  5303.           Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15, 20
  5304.              Adding Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  5305.              Compressing an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  5306.              Copying an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  5307.              Creating an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  5308.              Deleting an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  5309.              Index Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  5310.              Index Libraries  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  5311.              Index Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  5312.              Recognizing an Existing Index  . . . . . . . . . . . . . .  24
  5313.              Renaming an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  5314.              Verify Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  5315.           Installing dtSearch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5316.           KWIC View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  5317.           Launching Applications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  61
  5318.           Limits and Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  79
  5319.           List Words in Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  5320.           LM1 Switch  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5321.           LM2 Switch  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5322.           Local Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  5323.           Low Memory Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5324.           Macros  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  5325.           Mark Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45, 57
  5326.           Mouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  47
  5327.           Moving Windows  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  5328.           Networks  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  77
  5329.           Noise Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  5330.           NOT connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  5331.           NOT W/N Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  5332.           Notepad Editor  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  56, 58
  5333.           Options Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
  5334.           OR Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  5335.           Phrase Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  5336.           Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  5337.           Print Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46, 59
  5338.           Proximity Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  5339.           Quick Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  5340.              Building an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  5341.              Index Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  5342.  
  5343.  
  5344.           90                                         dtSearch User's Manual
  5345.  
  5346.  
  5347.  
  5348.              Searching without an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
  5349.              Viewing Search Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  5350.           Radio Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  5351.           Recognizing an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  5352.           Renaming an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  5353.           Resizing Windows  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  5354.           Screen Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
  5355.           Script Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50
  5356.           Search
  5357.              AND Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  5358.              Combination Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
  5359.              CONTAINS Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  5360.              Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  5361.              Filename . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  5362.              Index Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  5363.              KWIC View  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  5364.              Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  5365.              Noise Words  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  5366.              NOT connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  5367.              NOT W/N Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  5368.              OR Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  5369.              Phrase Searches  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  5370.              Search Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  5371.              Search Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  5372.              Search Requests  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  5373.              Search Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  5374.              Segment Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  5375.              TO Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  5376.              Unindexed Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  5377.              W/N Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  5378.           Search Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  5379.           Search Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  5380.           Search Results  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37, 39
  5381.           Search Results Format . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42, 67
  5382.           Search Terms  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  5383.           Searching an Index (Batch)  . . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  5384.           Segment Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  5385.           Selecting Directories to Index  . . . . . . . . . . . . . . .  18
  5386.           Selecting Directories to Search . . . . . . . . . . . . . . .  37
  5387.           System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  5388.           Tile Windows  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  44, 45
  5389.           TO Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  5390.           Unindexed Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  5391.           Verify Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  5392.           Viewing a File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  5393.           Viewing Multiple Windows  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  44
  5394.           W/N Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  5395.           Window
  5396.              Copying text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  5397.              Find Hit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  5398.              Find Text in Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  5399.  
  5400.  
  5401.                                                                          91
  5402.  
  5403.  
  5404.  
  5405.              Print Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46, 59
  5406.              Using the Mouse  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  47
  5407.           Window Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  44
  5408.           Windows Character Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  70
  5409.           WordPerfect Conversion Tables . . . . . . . . . . . . . . . .  71
  5410.           XFIRSTWORD  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  5411.           XLASTWORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  5412.  
  5413.  
  5414.  
  5415.  
  5416.  
  5417.  
  5418.  
  5419.  
  5420.  
  5421.  
  5422.  
  5423.  
  5424.  
  5425.  
  5426.  
  5427.  
  5428.  
  5429.  
  5430.  
  5431.  
  5432.  
  5433.  
  5434.  
  5435.  
  5436.  
  5437.  
  5438.  
  5439.  
  5440.  
  5441.  
  5442.  
  5443.  
  5444.  
  5445.  
  5446.  
  5447.  
  5448.  
  5449.  
  5450.  
  5451.  
  5452.  
  5453.  
  5454.  
  5455.  
  5456.  
  5457.  
  5458.           92                                         dtSearch User's Manual